Автоматизация ресторанов
и магазинов по РФ
 

Нужна ли онлайн касса ИП и ООО и как выбрать оптимальный вариант с пользой для бизнеса



В 2022 году передавать данные о кассовых операциях и использовать онлайн кассы должны все предприниматели за исключением тех кто внесен в статью 2 ФЗ-54:

Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен

Без фискального накопителя онлайн касса не сможет пробивать чеки, менять его нужно по истечение сроков использования, которые определены законодательством в зависимости от типа бизнеса и налогового режима предприятия.

Фискальные накопители со сроком действия 15 или 36 месяцев при условии, что онлайн касса не работает в автономном режиме подойдут:
  • Организациям сферы услуг на общей системе налогообложения (ОСН).
  • Организациям на УСН, ЕСХН и работающие по патенту, которые занимаются сезонным бизнесом или являются платежным агентом.

Фискальный накопитель на 15 (13 месяцев для подакцизных товаров) в ККТ могут использовать только:
  • Организации реализующие товары, в том числе подакцизные, торгующие в обычном или автономном режиме, вне зависимости от режима налогообложения.

Фискальный накопитель 36 месяцев для онлайн касс могут использовать только:
  • Организации, работающие на УСН, ЕСХН или патенте, которые НЕ работают в автономном режиме, с сезонным или подакцизным товаром, а также не являющиеся платёжным агентом.

Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД) для передачи данных в ФНС

Заключение договора с ОФД - это требование закона, которое распространяется на всех владельцев кассовой техники, за исключением местности с нестабильной связью, где кассы работают в автономном режиме. В случае если Вы не используете ОФД и не передаете данные в налоговую (ФНС) в автоматическом режиме, Вам придется снять фискальный накопитель с кассы и привезти в налоговую (ФНС) для сдачи отчетности. Договор с ОФД можно заключить на период от нескольких дней, до трёх лет.
Схема работы кассового аппарата
СХЕМА ПЕРЕДАЧИ ДАННЫХ В НАЛОГОВУЮ ЧЕРЕЗ ОФД С ПРИМЕНЕНИЕМ КАССОВОГО АППАРАТА

На что обратить внимание при выборе онлайн кассы:

Все онлайн кассы имеют общий базовый принцип работы - это проведение кассовых операций, печать чеков, отправка информации в ОФД и ФНС, но стоит обратить внимание на функционал, который принесёт пользу конкретно вашему бизнесу:

Скорость обслуживания
Чтобы ускорить обслуживание клиентов, обратите внимание на то, имеет ли онлайн касса возможность подключения дополнительного оборудования:

Так 2D сканер штрих-кодов позволяет упростить и ускорить процесс продажи и поиска товаров в ккт. А если подключить весы к онлайн кассе, кассиру больше не придется искать товары вручную, а стоимость весового товара будет рассчитываться автоматически.

Для приема оплаты с помощью банковских карт можно использовать банковский пин-пад которым подключается к онлайн кассе отдельно или кассовый аппарат со встроенным эквайрингом, что позволит избежать ошибки и не совершать двойную работу при внесении сумм сначала в кассу, а потом в эквайринг

Помните, чем больше оборудования Вы собираетесь подключить к онлайн кассе, тем больше разъемов будет необходимо. В большинстве случаев к кнопочной онлайн кассе или смарт терминалу подключают 1- 3 устройства, а сами устройства используются при низкой или средней проходимости на точке.

При большой проходимости обратите внимание на фискальные регистраторы, они являются лидерами по скорости печати среди онлайн касс и работают в составе профессиональных POS систем, которые часто используют в супермаркетах, кафе и ресторанах.

Автоматизация операций
Некоторые смарт терминалы (онлайн кассы) имеют возможность подключения к системам 1С УНФ, УТ, Розница, бухгалтерия и т.д., сбис, мой склад, при этом для пробития чеков используется встроенная кассовая программа, а Вы получаете важную отчетность для ведения бизнеса без ручного переноса в другие системы.

Важным параметром при работе с подакцизными товарами и обязательной маркировкой является автоматический обмен онлайн кассы с гос системами ЕГАИС, честный знак и меркурий, наличие такого функционала позволяет не переносить данные вручную и соответствовать всем требованиям законодательства.

Для ИП будет полезным автоматическое заполнение в онлайн кассе книги учета доходов и расходов. А отчеты по продажам дадут данные для поиска точек роста и эффективности сотрудников.

А если Вы используете программу лояльности или скидки по часам, в смарт терминале можно настроить их автоматическое применение.

Схема работы онлайн кассы с оборудованием и другими системами
    Возможности товарного учета на кассе
    Кнопочные онлайн кассы являются устаревшим оборудованием, имеют скудный функционал, их нельзя подключить к товарноучетным системам и автоматизировать рабочие операции. Подойдут для отправки данных через ОФД в ФНС.

    Фискальные регистраторы не имеют встроенной учетной системы, весь функционал управления на себя берет выбранная товароучетная система типа 1С, мой склад, iiko, а сам аппарат выполняет функцию печати чеков и передачи операций в налоговую.

    Смарт -терминалы имеют предустановленные товарно-учетные системы и позволяют получить базовый учет и доступ к отчетам как на самой онлайн кассе, так и в личном кабинете через браузер.

    Примеры встроенных в онлайн кассу товарноучетных систем: 1С кассир, управление ассортиментом от эвотор, litebox, сбис, бифит, iiko, сигма.

    Учитывайте то, что для использования товароучета и дополнительных модулей автоматизации онлайн кассы Вам придется ежемесячно оплачивать лицензии согласно тарифам разработчиков. Стоимость лицензий составляет от 3 000 до 12 000 рублей в год. Кассовые операции проводятся без дополнительной платы, но имеют ограничения.


    Автономность работы и подключение онлайн кассы к интернету
    Все современные онлайн кассы имеют подключение по wi-fi и через кабель.
    Для точек без интернета будет актуальным возможность подключения кассы к сети с помощью сим карты.
    Если Вы занимаетесь выездной торговлей, доставкой, важным будет наличие аккумулятора с повышенной емкостью, выбирайте модели онлайн касс имеющие длительный срок работы без подзаряда и компактные размеры.
    При приеме оплаты на месте доставки или оплате проезда в транспорте будет удобна онлайн касса со встроенным эквайрингом.

    Онлайн касса при торговле в интернете
    Если Вы торгуете в интернете и у Вас есть стационарная точка, то стоит обратить внимание на возможность подключения ККТ к сайту. В случае если Вы торгуете только через интернет, то можно использовать облачную онлайн кассу, а физическое оборудование покупать нет необходимости. Использовать такие кассы могут только интернет магазины.

    Обучение сотрудников
    Чтобы обучение кассира проходило максимально быстро, выбирайте интуитивно понятные онлайн кассы. Так смарт-терминалы не отличаются по сложности от смартфона, а POS-система от привычного компьютера. В то время как кнопочные кассы требуют сложных комбинаций ввода данных.

    Ширина чековой ленты
    В зависимости от типа онлайн касс ширина чековой ленты может быть 57 и 80 мм, если Вы планируете печатать на чеках кроме обязательных реквизитов дополнительную информацию, например логотип, QR-код на оплату или информацию о баллах на бонусном счете, то Вам стоит обратить внимание на онлайн кассы с шириной ленты 80 мм, такие аппараты активно используют на предприятиях общественного питания не только для выдачи чеков, но и печати пречеков, заказов на банкеты и заказов покупателей. Для всех остальных подойдет вариант кассы с шириной 57 мм.

    Основный виды онлайн-касс

    1. Кнопочная касса
    Устаревший вариант, без возможностей автоматизации и сложным управлением
    Для тех кому нужна касса для "галочки в ФНС" и исполнения требования закона
    В каталог
    2. Смарт-терминал
    Базовая отчетность по продажам и автоматизация для небольших предприятий
    Оптимальная касса для небольших предприятий торговли и услуг, доставки
    В каталог
    3. Фискальный регистратор
    Максимальная скорость печати, увеличенный размер чека

    Профессиональное оборудование для супермаркетов, кафе и ресторанов
    В каталог
    4. Облачная касса
    Без покупки физического оборудования для торговли в интернете
    Могут использовать только интернет магазины, чеки отправляются на e-mail/sms
    Консультация

    Как не попасть на штрафы от налоговой

    1. Не осуществляйте предпринимательскую деятельность без ККТ, если это регламентирует закон.
    2. Используйте те онлайн кассы, которые соответствуют законным нормам и числятся в реестре ККТ.
    3. Избегайте ошибки при регистрации онлайн кассы, вводите информацию максимально точно, любая ошибка, например в номере фискального накопителя, может повлечь за собой штрафные санкции.
    4. Всегда пробивайте/отправляйте и передавайте чек покупателю, частой ошибкой является пробитие чека через эквайринг без пробития чека на кассовом аппарате.
    5. Не забывайте об обязательных реквизитах ИП и ООО в чеке. Без них фискальный документ является недействительным.
    6. Вовремя меняйте на кассе фискальный накопитель и продлевайте ОФД

    Обязательные реквизиты кассового печатного чека в 2022 году:
    Пример правильных реквизитов на кассовом чеке

    За нарушения требований законодательства применения ККТ для ИП и ООО предусмотрены штрафы от 1500 до 40 000 рублей!


    Вам может быть интересно:


    Оставьте Ваши данные и наш менеджер перезвонит Вам в ближайшее время

    Заявка на консультацию
    по выбору онлайн кассы
    Error get alias