Нужна ли онлайн касса ИП и ООО и как выбрать оптимальный вариант с пользой для бизнеса

Без фискального накопителя касса не сможет пробивать чеки, менять его нужно по истечение сроков использования, которые определены законодательством в зависимости от типа бизнеса и налогового режима предприятия.

Фискальные накопители со сроком действия 15 или 36 месяцев при условии, что касса не работает в автономном режиме подойдут:

• Организациям сферы услуг на общей системе налогообложения (ОСН).
• Организациям на УСН , ЕСХН и работающие по патенту, которые занимаются сезонным бизнесом или являются платежным агентом.

Фискальный накопитель на 15 (13 месяцев для подакцизных товаров) могут использовать только:

• Организации реализующие товары, в том числе подакцизные, торгующие в обычном или автономном режиме, вне зависимости от режима налогообложения

Фискальный накопитель 36 месяцев могут использовать только:

• Организации, работающие на УСН, ЕСХН или патенте, которые НЕ работают в автономном режиме, с сезонным или подакцизным товаром, а также не являющиеся платёжным агентом.

Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД) это требование закона, которое распространяется на всех владельцев кассовой техники, за исключением местности с нестабильной связью, где кассы работают в автономном режиме. В случае если Вы не используете ОФД и не передаете данные в налоговую в автоматическом режиме, Вам придется привозить фискальный накопитель в налоговую для сдачи отчетности. Договор можно заключить на период от нескольких дней, до трёх лет.

Все онлайн-кассы имеют общий базовый принцип работы - это проведение кассовых операций, печать чеков, отправка данных в ОФД, но стоит обратить внимание на функционал, который который принесёт пользу конкретно вашему бизнесу:

• Скорость обслуживания

Чтобы ускорить обслуживание клиентов, обратите внимание на то, имеет ли касса возможность подключения дополнительного оборудования:

Так 2D сканер штрих-кодов позволяет упростить и ускорить процесс продажи и поиска товаров.

А если подключить весы к онлайн кассе, кассиру больше не придется вводить данные вручную, а стоимость весового товара будет рассчитываться автоматически

Для приема оплаты с помощью банковских карт можно использовать банковский пин-пад которым подключается отдельно или кассовый аппарат со встроенным эквайрингом, что позволит избежать ошибки и не совершать двойную работу при внесении сумм сначала в кассу, а потом в эквайринг

Помните, чем больше оборудования Вы собираетесь подключить к кассовому аппарату, тем больше разъемов будет необходимо. В большинстве случаев к кнопочной кассе или смарт терминалу подключают 1- 3 устройства, а сами устройства используются при низкой или средней проходимости на точке.

При большой проходимости обратите внимание на фискальные регистраторы, они являются лидерами по скорости печати и работают в составе профессиональных POS систем, которые часто используют в супермаркетах, кафе и ресторанах.

• Автоматизация операций

Некоторые смарт терминалы имеют возможность обмена данными с системами 1С УНФ, УТ, Розница, бухгалтерия и т.д., сбис, мой склад, при этом для пробития чеков используется встроенная кассовая программа, а Вы получаете важную отчетность для ведения бизнеса без ручного переноса в другие системы.

Важным параметром при работе с подакцизными товарами и обязательной маркировкой является автоматический обмен данными с гос системами ЕГАИС, честный знак и меркурий, наличие такого функционала позволяет не переносить данные вручную и соответствовать всем требованиям законодательства.

Для ИП будет полезным автоматическое заполнение книги учета доходов и расходов. А отчеты по продажам дадут данные для поиска точек роста и эффективности сотрудников.

А если Вы используете программу лояльности или скидки по часам, в смарт терминале можно настроить их автоматическое применение.

• Возможности товарного учета

Кнопочные кассы являются устаревшим оборудованием, имеют скудный функционал, их нельзя подключить к товарно-учетным системам и автоматизировать рабочие операции.

Фискальные регистраторы не имеют встроенной учетной системы, весь функционал управления на себя берет выбранная товароучетная система типа 1С, мой склад, iiko, а сам аппарат выполняет функцию печати чеков и передачи данных в налоговую.

Смарт терминалы имеют предустановленные товарно-учетные системы и позволяют получить базовый учет и доступ к отчетам как на самой кассе, так и в личном кабинете через браузер.

Примеры встроенных товарно-учетных систем: 1С кассир, управление ассортиментом от эвотор, litebox, сбис, бифит, iiko, сигма.

Учитывайте то, что для использования товароучета и дополнительных модулей автоматизации Вам придется ежемесячно оплачивать лицензии согласно тарифам разработчиков. Стоимость лицензий составляет от 3 000 до 12 000 рублей в год.
Кассовые операции проводятся без дополнительной платы, но имеют ограничения.

• Автономность работы и подключение к интернету

Все современные кассовые аппараты имеют подключение по wi-fi и через кабель.
Для точек без интернета будет актуальным возможность подключения к сети с помощью сим карты.
Если Вы занимаетесь выездной торговлей, доставкой, важным будет наличие аккумулятора с повышенной емкостью, выбирайте модели имеющие длительный срок работы без подзаряда и компактные размеры.
При приеме оплаты на месте доставки или оплате проезда в транспорте будет удобен кассовый аппарат со встроенным эквайрингом.

• Торговля в интернете

Если Вы торгуете в интернете и у Вас есть стационарная точка, то стоит обратить внимание на возможность подключения кассового аппарата к сайту.

В случае если Вы торгуете только через интернет, то можно использовать облачную онлайн кассу, а физическое оборудование покупать нет необходимости. Использовать такие кассы могут только интернет магазины.

• Обучение сотрудников

Чтобы обучение кассира проходило максимально быстро, выбирайте интуитивно понятные кассы. Так смарт-терминалы не отличаются по сложности от смартфона, а POS-система от привычного компьютера. В то время как кнопочные кассы требуют сложных комбинаций ввода данных.

• Ширина чековой ленты

В зависимости от типа кассового аппарата ширина чековой ленты может быть 57 и 80 мм, если Вы планируете печатать на чеках кроме обязательных реквизитов дополнительную информацию, например логотип, QR-код на оплату или информацию о баллах на бонусном счете, то Вам стоит обратить внимание на онлайн кассы с шириной ленты 80 мм, такие аппараты активно используют на предприятиях общественного питания не только для выдачи чеков, но и печати пречеков, заказов на банкеты и заказов покупателей. Для всех остальных подойдет вариант с шириной 57 мм.