Кейс

Агентство инвентаризации и проектирования продает кадастровые услуги и проектирует строительные объекты, они обратились к нам для синхронизации и автоматизации процессов.

В компании применяют несколько систем:

• Битрикс 24 с настроенными бизнес-процессами, в котором работают менеджеры, специалисты, офис-менеджеры.
• 1С бухгалтерия, где работают офис-менеджеры (выписывает счет, пробивает чек, формирует акт выполненных работ), бухгалтер (разносит платежи, контролирует взаиморасчеты).

Как работали до нас:

Менеджер конвертирует лида в сделку, в битриксе формирует договор, при этом сумма сделки рассчитывается вручную по прайсу и нужно заполнить поле в битрикс, далее он просит офис менеджера сформировать счет на предоплату, передает его клиенту, после оплаты бухгалтер разносит платежи, помимо 1С он находит сделку в битриксе, корректирует поле оплачено (там сумма, счет может быть оплачен частично) и переключает статус сделки.

Если оплата наличными или картой, то аналогичные операции проделывает офис менеджер (приходный кассовый ордер, фискальный чек). Менеджеру приходит уведомление об оплате, он запускает в работу сделку, после выполнения работ, менеджер просит офис-менеджера сформировать счет на остаток суммы, аналогично проходит оплата, вместе с этим офис-менеджер формирует акты выполненных работ, передает на бумаге или в эл. виде менеджеру, тот подписывает с клиентом, сдает бухгалтеру оригиналы, после этого жизненный цикл сделки заканчивается.

Какую задачу поставили для реализации:

Автоматизировать формирование бух. документов (счета и акты), разгрузить офис-менеджера, сократить время от оплаты до запуска в работу. При этом у менеджеров не должно быть доступа в 1С и они не должны никаким образом с 1С взаимодействовать.


Решения, которые применили для реализации проекта:


• Настроен модуль синхронизации битрикс - 1С.
• В 1С введен единый корректный прайс на услуги и синхронизирован с номенклатурой битрикс.
• Разработаны новые печатные формы.

На этапе проектирования обнаружились несколько нестандартных сценариев:

Документ счет в 1С может быть синхронизирован со счетом в битриксе,а со сделкой не может. Для решения этого несоответствия были использованы роботы, которые на нужном этапе создают счет.

Следующий нестандартный момент в том, что агентство использует несколько счетов (предоплата и доплата) в рамках одной сделки, а мы можем только управлять документом счет на оплату в 1С. Для решения такой задачи в 1С для документа счет было добавлено поле предоплата, в котором из битрикса передается сумма предоплаты, то есть первого счета. Сам документ заполняется из сделки битрикса на полную сумму. Так же для 1С были разработаны и добавлены печатные формы: счет на предоплату и счет на доплату. Печатная форма счета на предоплату в сумму выводит поле предоплата, а счет на доплату формируется на разницу между суммой сделки и предоплатой.

На этапе запуска выяснилось что в битриксе достаточно большое количество дублей контрагентов и контактов, которые невозможно синхронизировать в автоматическом режиме, стандартный механизм ручной синхронизации к сожалению тоже не смог помочь в решении данного вопроса. Мы попросили заказчика выгрузить контакты и контрагентов в файл, оставили там только нужных постоянных клиентов, написали обработку, которая загрузила этот файл в 1С автоматически сопоставив данные в битриксе для приведения базы в порядок и ее синхронизации.

Новые сценарии работы сотрудников:

Формирование счетов на предоплату и доплату:

Менеджер передвинул сделку на определенный этап, в битриксе робот сформировал счет, который при синхронизации в 1С так же создал счет, передав в него сумму предоплаты, далее в 1С сформировалась печатная форма счета на предоплату и передалась в ленту сделки как событие в формате .pdf. При этом учитывается галка“с печатью и факсимиле” которую поставил менеджер и документ прикладывается либо с печатью и подписью для дальнейшей отправки, либо без для распечатки. Благодаря этой автоматизации счет в пдф внутри сделки на определенной стадии оказывается через несколько секунд.

Отслеживание оплаты счетов:

Как только деньги поступили на расчетный счет, то автоматическая синхронизация с банком “подцепляет” платеж, и в битриксе помимо уведомления менеджеру об оплате сделка переходит в статус оплачено, из 1С подтягивается сумма оплаты, автоматически вычисляется поле “долг” в котором менеджер видит сумму долга клиента по этой сделке.
Если поступает еще одна оплата, то в битриксе появится аналогичное уведомление и сумма долга также пересчитается.
Когда сделка подходит к финалу и попадает на статус “подготовка документов” наше расширение понимает это и формирует акт на основании счета, а после прикладывает в сделку печатные формы акта и счета на доплату, учитывая галку “с печатью и факсимиле”.

Итог:
Теперь весь пакет бухгалтерских документов менеджер формирует из битрикса, не заходя в 1С, а офис менеджер только выполняет функцию кассира при оплате наличными или картой в офисе.
Помимо снижения рутинной нагрузки на персонал у бухгалтера появилась аналитика по расчетам в разрезе контактов (физ лиц), ранее большая часть счетов выписывалась на “Частное лицо” и только по комментарию в счете можно было сопоставить счет в 1С со сделкой в битриксе. Клиентская база приведена в порядок и история стала доступна как в битриксе по сделкам так и в 1С по оказанным услугам и оплатам.