Себестоимость в айко — как она формируется и как ее контролировать

Успевать контролировать всё и сразу — непростая, но привычная задача для каждого ресторатора. Всем давно известно, что отлаженный в системе автоматизации контроль себестоимости — залог прибыльного меню и, как следствие, фундамент успешного бизнеса.

Но что делать, если непонятно, как считать и контролировать себестоимость; что делать, если нужно посчитать себестоимость продукта, который при разделке разбирается на несколько других или как автоматизация помогает минимизировать временные затраты на регулярный расчет себестоимости каждого блюда в условиях постоянно меняющихся цен?

Разберемся подробно с каждым вопросом и начнем с основного.

Себестоимость блюда — комплексный финансовый показатель, который складывается из суммы стоимости всех купленных продуктов, часть которых может быть использована в приготовлении или посчитана как отходная часть.

Правильный расчет себестоимости влияет на показатель фудокста — соотношение себестоимости блюда и его итоговой цены при продаже гостям, от чего напрямую зависит удовлетворенность посетителей и рентабельность заведения.

При помощи iiko вы сможете легко рассчитать сырьевую себестоимость, которая формируется из стоимости ингредиентов, используемых в процессе приготовления блюда.

Кафе, рестораны и другие заведения общепита закупают продукты партиями, при этом цена закупки непостоянна и является очень важной статьей расходов, которую нужно обязательно контролировать и учитывать при расчете себестоимости.

Чтобы это сделать, нужно использовать средневзвешенную скользящую себестоимость (ССС) — метод расчета, при котором себестоимость вычисляется по среднему арифметическому значению суммы себестоимости блюд и ингредиентов в рамках выстроенного в системе периода расчета.

Данный метод является оптимальным для расчета себестоимости в заведениях общепита и применяется в iiko.

В iiko себестоимость товаров можно анализировать при помощи различных отчетов, которые уже встроены в систему. Про то, как пользоваться отчетами «Динамика цен» и «Что, если» мы рассказали в статье «ABC-анализ в iiko для оптимизации меню и складских запасов ресторанов».

Все документы, которые регистрируют приход товара на склад («Внутреннее перемещение», акт переработки, приготовления и т.д.), влияют на расчет себестоимости. Также к таким документам относится приходная накладная.

Для работы с документом нужно перейти в iikoBackOffice, выбрать раздел «Товары и склады», перейти в «Документы» и найти «Накладные». Нажмите «Создать» и выберите пункт «Приходная накладная».

Далее нужно заполнить основные параметры:

1. В строке «Оприходовать склад» напишите склад, на который приходуются продукты. Например, выберем склад кухни;
2. Укажите поставщика купленных продуктов.

Допустим, нам привезли 15 кг апельсинов. В табличной части заполним сами продукты и количество сырья:

1. В столбике «Наименование товара» добавляются апельсины;
2. В столбике «Количество» нужно указать вес — 15 кг
3. «Цена за ед. тары с НДС» — 70 руб.
4. Сохраняем приходную накладную.

В данном случае себестоимость одного килограмма апельсинов на складе кухни составит 70 руб.

Рассмотрим случай, если мы, например, купили 10 кг апельсинов и оприходовали их на склад кухни. За все 10 кг мы заплатили 800 руб. Себестоимость одного кг составила 80 руб.

А у другого поставщика купили немного подороже — 2 кг за 180 руб.

Итого себестоимость апельсинов на складе кухни составит сумму всех затраченных денег, разделенную на общий вес апельсинов на складе кухни:

ССС = (800 руб. + 180 руб.)/(10 кг + 2 кг) = 81,6 руб.

Также на склад бара купили 6 кг апельсинов за 570 руб.
Итого ССС апельсинов в баре = 570 руб./6 кг = 95 руб.

При продаже блюд, содержащих апельсины, себестоимость товаров будет вычисляться по средней стоимости ингредиентов, списанных со склада. В технологических картах себестоимость апельсинов будет общей по всем складам заведения.

В ресторане часто требуется разделать какой-либо продукт на составные части. Их также обязательно учитывать при расчете себестоимости. В этом вам поможет акт разбора.

Например, вы купили непотрошеную куриную тушку и разделываете ее на филе, кости и отходную часть.

Перейдите в iikoOffice и откройте документ «Акт разбора» в разделе «Товары и склады». В дальнейшем в открывшемся окне вы сможете выбирать зарегистрированные акты работы или создавать новый. Для работы с новым актом нужно следовать простым действиям:

1.Нажмите кнопку «Создать» и проверьте номер документа. При необходимости вы можете написать любой другой для вашего удобства;

2.Дата и время учета будут проставлены в соответствии с настройками торгового предприятия;

3.В поле «Со склада» указывается склад, с которого списывается разбираемый товар;

4.Поле «На склад» предназначено для указания склада, на который должны быть оприходованы товары, получаемые в процессе разбора продукта;

5.В табличную часть под этими данными добавьте товар, который вы разбираете, и его количество. Например, «Курица тушка» - 1 кг 200 г.
Если строка добавленного продукта выделится красным цветом, то значит, такого количества продукта нет на складе. В этом случае нужно проверить движение товара при помощи отчета «Движение товара» или через приходные накладные;

6.Снизу высветится таблица, в которую надо внести ингредиенты, полученные в результате разбора. Это может быть, к примеру, куриное филе и кости.

7.Далее указывается количество товара. Например, 900 г филе и 300 г костей, которые можно использовать для бульона;

8.После этого укажите процент себестоимости. Если вы относите всю себестоимость к главному ингредиенту (филе), то укажите 100% в соответствующем столбике;

9.В случае если кости для бульона должны иметь себестоимость, то нужно провести небольшой расчет.

Обратите внимание, что самая частая ошибка при расчете себестоимости — расчет пропорционально весу полученных ингредиентов, так как компоненты в процессе разбора отличаются между собой, из-за чего на выходе получается некорректный расчет.

Для правильного расчета себестоимости важно ориентироваться на розничные цены продуктов или можно задать примерную цену на ваше усмотрение. Например, за 1 кг костей - 50 руб. Далее система сама рассчитает проценты от себестоимости тушки, основываясь на количестве и себестоимости главного ингредиента, а ранее выставленное значение филе сбросится. Его нужно выставить так, чтобы общий процент себестоимости всех ингредиентов был равен 100%;

10.Акт можно сразу распечатать или выгрузить документ в Excel через кнопку «Действие» в правом верхнем углу;

11.Для проведения акта разбора в системе проверьте, чтобы в правом нижнем углу была поставлена галочка у пометки «С проведением» и после этого можно сохранить получившийся акт.

При работе с большим объемом информации не исключено влияние человеческого фактора на итоговые результаты подсчета, полученные в процессе товароучета.

Чтобы избежать ошибок можно установить правила блокировки периода, в рамках которого можно вносить в отчеты какие-либо изменения. Лучше выбрать не слишком длительный период (месяц или квартал) для более частой сверки всех данных, с которыми ведется работа. Можете предоставить ответственному сотруднику право на изменения или настроить жесткую блокировку на изменения данных за пределами установленного периода.

При работе со средневзвешенной себестоимостью важно учитывать, что указанные в отчете данные будут отображаться в системе и влиять на другие документы до момента, пока вы не внесете изменения.

В случае допущения ошибок лучше отразить их в системе с объяснением, почему это произошло, чтобы исключить их повторения. Также в таком случае можно провести зануляющую инвентаризацию и сделать новый приход на текущую дату или на дату открытого периода с добавлением комментария, чтобы ошибки были учтены.

Внедрив в работу автоматизированный расчет себестоимости в iiko, вы сможете более тщательно отслеживать динамику закупочных цен в ресторане, вовремя корректировать наценку на блюда и принимать решения по выбору поставщика с наиболее выгодными расценками, чтобы вы могли не только регулярно повышать рентабельность ресторана, но и освободить время для воплощения новых идей по развитию бизнеса.