iikoОffice — подробный обзор программы с рекомендациями по ведению учета

Чтобы контролировать все аспекты ресторанного бизнеса — от бухгалтерских отчетов до эффективности работы сотрудников без потери времени и денежных средств, нужно выбрать проверенный инструмент автоматизации работы всего заведения.

В функционале программы iiko Office предусмотрена возможность проведения глубокого анализа полученных данных благодаря встроенным конструкторам отчетов, которые настраиваются в различных срезах. А электронные документы фиксируют все учетные операции в ресторане. Модуль iiko Back Office (айко бэк офис) предназначен для его использования бухгалтером, управляющим, директором или владельцем. Также его функционал может использовать маркетолог для повышения лояльности действующих клиентов и привлечения новых гостей. Остальные сотрудники в своей работе используют iiko Front, чтобы важные для управления данные были доступны исключительно ответственным лицам.

Наша статья поможет вам разобраться, из чего состоит iiko Office и как в полной мере использовать функционал системы для оптимизации бизнес-процессов.

Чтобы изучить интерфейс программы айко офис, не потребуется много времени, так как он адаптирован под интуитивно понятную навигацию. Убедимся в этом вместе и разберем детально каждый пункт. Для этого перейдем в iiko Office. Через строку в левом верхнем углу «Поиск по меню» вы сможете быстро найти любой интересующий вас документ. Ниже расположены вкладки, в которых сгруппированы все данные, необходимые для контроля и аналитики.

Первое, с чего мы начнем, — вкладка «Избранное».
Нажав на нее, перед вами откроется список, состоящий из страницы быстрого доступа и предустановленные избранные документы, перечень которых вы можете дополнять в процессе работы.

Раздел «Розничные продажи» полезен для отслеживания всех действий, совершенных через кассу. Помимо этого блок помогает управляющим получать информацию о типах внесений/изъятий, оплатах, причинах удалений и т.д. А при помощи подраздела «Отчеты» отслеживаются продажи за период, контролируются банкеты, резервы и доставки, информация о среднем чеке или по счетам-фактурам, а также проводится ABC/XYZ-анализ блюд и товаров. Особенно полезным является пункт «Журнал событий». Здесь отслеживаются «опасные действия» в айко офис, которые совершает тот или иной сотрудник, в разрезе интересующего вас периода.

Вкладка «Товары и склады» подстроена под любой запрос бухгалтера, который может возникнуть. В этом блоке находятся справочники блюд, товаров, заготовок или даже схем модификаторов. Помимо этого раздел предназначен для работы с инвентаризацией и с внутренними документами ресторана (накладные, возвраты от покупателей, акты списания и т.д.). Здесь же ответственное лицо может воспользоваться данными по работе с ЕГАИС (отчет об остатках, по вскрытым тарам, по продаже чистых порций, справочник УТМ и т.д.).

Раздел «Производство и логистика» в айко офис упрощает работу с подотчетными документами для производственно-распределительного комплекса, когда, например, нужно оформить заказ блюд/продуктов или получить данные о закупках, их расхождениях и т.д.

Через вкладку «Сотрудники» для персонала создаются учетные записи с назначением должности и предоставлением для них соответствующих прав. Чтобы контролировать рабочее время подчиненных, через «Журнал» составляется расписание, которое будет основой для расчета зарплаты, премии или начисления штрафа. Через встроенные «Отчеты» собираются показатели сотрудников, ведутся платежные ведомости, а также учет медкнижек и анализов.

Ниже расположен «Прейскурант», где через приказы назначаются цены, печатаются ценники и меню. Для разных отделений (ресторан, бар, доставка и т.д.) через «Ценовые категории» настраиваются отдельные прейскуранты с разным набором блюд и с другими ценами. «Сводный прейскурант» нужен для того, чтобы вы могли посмотреть список позиций меню определенной ценовой категории с продажной ценой. Названия блюд и товаров, которые вы включаете в прейскурант через iiko Office, будут отображаться на терминале через iiko Front.

Через «Финансы» бухгалтер может работать в айко офис без бумажной документации с данными о продажах, которые превращаются в проводки. Также легко контролируется списание денежных средств при помощи плана счетов.

Раздел «Контрагенты» содержит в себе справочную информацию по взаиморасчетам с поставщиками, гостями и резервами, которые нужны для составления балансового отчета.

Одним из самых больших разделов в айко офис является раздел «Отчеты». Здесь содержатся необходимые для анализа данные, которые собираются из всех предыдущих разделов. Так, вы можете воспользоваться преднастроенными или настраиваемыми отчетами по индивидуальному запросу. Для их создания в iiko Office доступны следующие категории: финансы, склады, закупки, продажи, анализ меню и себестоимости, контрагенты и доставка.

«Дисконтная система» позволяет настраивать скидочную программу в заведении и регистрировать клубные карты.

«Обмен данными» помогает в интеграции iiko Office и внешних систем (сайты, агрегаторы и пр.), а также раздел полезен для выгрузки информации в 1С или iiko Chain.

Раздел «Администрирование» пригодится при настройке учета, смене пароля или выборе темы интерфейса. Здесь же, через конструктор новостей, сотрудникам можно оставлять напоминания — например, о том, что перед началом смены нужно ознакомиться со стоп-листом, или можно разместить график генеральных уборок с указанием периода отображения новости в айко офис с добавлением всех или определенных лиц в качестве получателей сообщения.

Раздел «Доставка» позволит создавать заказы на доставку, что упростит работу call-центра. А также этот модуль предназначен для отслеживания курьеров, ведения базы доставки и улиц.

Во вкладке «Помощь» есть вся необходимая информация о программе и периодически здесь добавляется описание обновлений iiko.

Ведение ресторанного бизнеса требует четкой организации документооборота. Именно поэтому в iiko Office есть все необходимые документы для эффективного управления финансами. Рассмотрим каждый их тип более подробно.

Накладные — подтверждают приход, передачу или возврат товаров. Они нужны для бухгалтерского учета и делятся на несколько видов в соответствии со своим функционалом: расходные, приходные и возвратные накладные.

Возвраты поставщикам позволяют вести работу с возвратной накладной, которая появится, когда вы нажмете кнопку «Создать». Далее вы сможете выбрать способ списания со склада:

• По умолчанию — списание будет выполнено по текущей себестоимости, после проведения накладной не будет пересчитана;
• По цене, по которой они были приобретены.

Возврат от покупателя используется при оформлении возврата товара покупателем.

Его можно оформить в iiko Office и еще двумя способами:

1. Через автоматическое формирование при оформлении складского возврата в iiko Front. Если в техкарте в методах списания вы выбрали «Списывать готовое блюдо/заготовку», то при возврате они оприходуются на склад целиком или по ингредиентам, если указан метод «Списывать ингредиенты»;
2. Через кассу. В этом случае нужно открыть кассовое приложение, выбрать позицию для возврата и указать его тип: складской или нескладской.

Документы инвентаризации нужны для корректного подсчета продуктов на складе. Чтобы ими воспользоваться, перейдите в раздел iiko Office «Товары и склады» — «Инвентаризации». Вы увидите окно, где либо высветится список ранее созданных документов, либо через появившееся поле вы сможете создать новый.

Чтобы посмотреть ранее проведенные документы, укажите в соответствующих полях интересующий вас период.

Акты списания необходимы для фиксирования продукции, которая выбыла со склада. При помощи акта фиксируются представительские расходы или недостача, порча, пересортица и прочие ошибки, которые помогает выявить инвентаризация iiko Office.

Подробнее о том, как составлять акты списания, рассказали в статье «Списания в ресторане — руководство по созданию актов в iiko».

Внутренние перемещения оформляют в iiko Office перевод товаров с одного склада на другой внутри одного торгового предприятия.

Акты приготовления фиксируют готовность блюд и заготовок, отражая их наличие на складе, поэтому при проведении акта приготовления в iiko Office списываются их ингредиенты.

Акт переработки позволяет учитывать факт приготовления одного блюда или заготовки из выбранного продукта, фиксируя его наличие. То есть фиксируется списание со склада исходных товаров и оприходование конечного продукта.
Для корректного расчета остатков в айко офис рекомендуется проводить акт переработки после проведения взаимосвязанного акта приготовления.

Акт разбора регистрирует в айко офис разбор одного продукта на полуфабрикаты или исходные ингредиенты. Акт разбора может проводиться не только для блюд и товаров, но и для заготовок и модификаторов. Если у разбираемых позиций есть технологическая карта, то вне зависимости от метода списания они списываются целиком, даже если это ингредиенты, которые получаются в результате разбора. Для разбора блюда его нужно сначала оприходовать на склад с помощью акта приготовления.

Подробнее о том, как в айко акт разбора влияет на себестоимость, читайте в нашей статье «Себестоимость в айко — как она формируется и как ее контролировать».

Акт реализации используется для регистрации продаж. Цены продаваемых блюд определяются в акте как средневзвешенное значение с учетом скидок, сделанных на заказы. Айко офис рассчитывает цены в каждом оплаченном заказе, суммирует их и делит на общее количество проданного блюда.

Из акта реализации можно получить сведения о списании по выбранным ингредиентам и блюдам или по всему акту, а карточка номенклатуры отображает движение товаров и их вхождение в блюда.

Акт приема услуг нужен для регистрации расходов на услугу сторонней организации — например, это могут быть услуги клининговой компании, ремонт оборудования, аренда помещения и т.д.

Заказ блюд и продуктов — предназначен для отслеживания заказов в системе товаров у поставщика, в других ресторанах или на производственно-распределительном комплексе, если у вас сеть заведений.
Для закупки поставщики должны быть внесены в iiko Office перед началом работы с документом.

Приказы об изменении прейскуранта помогают менять цены и вводить новые акции в ресторане. Приказы можно создавать, исходя от их времени действия:

• По базовому приказу прейскурант не меняется до внесения изменений, и при его создании достаточно указать дату активации прейскуранта. Базовые приказы не создаются в одну и ту же дату на одинаковые позиции меню;
• При создании приказа по времени прейскурант может меняться несколько раз в день по заданному расписанию. При создании такого приказа можно создавать несколько приказов на одну дату для одинаковых позиций меню. Если нужно снять блюдо с продажи или изменить его цену, то на эту позицию вводится новый приказ. Для акций с ограниченным сроком действия указывается дата окончания акции, и эти изменения автоматически фиксируются в iiko Office.

Документы ЕГАИС в айко потребуются, когда вы будете вручную создавать акт списания ЕГАИС. Для этого нужно через меню выбрать действие «Сформировать акт списания» и заполнить появившуюся таблицу. Они добавляются вручную или выбираются на основе документов расхода: акты реализации, списания, приготовления, переработки и расходная накладная.

Чтобы система указала связанный товар ЕГАИС, нужно прайс-листах поставщиков настроить связку «Товар iiko» – «Товар поставщика» – «Товар ЕГАИС». Или эти связки буду настроены при подтверждении прихода в приходной накладной ЕГАИС.

Для добавления в документ пива или других слабоалкогольных напитков нужно выбрать пункт «Включить расход немаркированной продукции». А если вы добавляете крепкий алкоголь, то укажите «Включить расход маркированной продукции».

Об остатках ЕГАИС в айко офис нужен для сопоставления зафиксированных остатков алкоголя в ЕГАИС с фактическими остатками на складах. Связка между этими группами товаров создается через прайс-лист поставщика либо при помощи приходной накладной, либо в ручном режиме.

Перед его составлением нужно запросить информацию об остатках в ЕГАИС, потому что эти данные формируются по последним документам «Запрос остатков».

По вскрытым тарам помогает получить подробную информацию об операциях вскрытия бутылок алкоголя и их отмене.

По продажам чистых порций регистрирует продажу алкоголя в порциях или бутылках. Обратите внимание, что порции чистого алкоголя должны быть заведены в iiko Office как отдельные блюда с единственным ингредиентом.

Алкогольная декларация должна быть сформирована не позднее двадцатого числа месяца, который следует за отчетным кварталом, и передана в контролирующие органы. В iiko Office она формируется на основании проводок по складским документам.

Для ведения управленческого и финансового учета по всем внутренним и внешним действиям ресторана в iiko Office есть специальный раздел «Отчеты». В нем вы сможете контролировать все аспекты бизнеса от движения товаров до рентабельности вашего заведения в разрезе эффективности работы сотрудников, прибыльности меню и динамики цен.
Ниже расскажем более подробно про каждую группу отчетов.

О прибылях и убытках (ОПиУ) — один из самых важных отчетов в айко офис, который отражает результаты деятельности заведения и каждого его подразделения по следующим показателям:

• Выручка;
• Себестоимость;
• Скидки;
• Расход продуктов и порча;
• Зарплата сотрудников;
• Представительские и прочие расходы.

Детализация выручки по концепции в ОПиУ iiko поможет разделить отчетность по типам обслуживания, брендам и типам деятельности. Помимо этого отчет о прибылях и убытках в айко детализирует данные по дате и ресторанам.

План-факт анализ включает в себя информацию по всем счетам и группам счетов из ОПиУ. Контроль выполнения плана по выручке, себестоимости, расходам и доходам проводится в сравнении с фактическими показателями.

Балансовый помогает отслеживать через айко офис состояние активов и пассивов заведения по указанному периоду. Он состоит из групп счетов, по каждой из которых приводится итоговый баланс, как и отдельно по каждому счету. По умолчанию данные формируются на конец текущего месяца.

OLAP по проводкам используется для того, чтобы посмотреть, как списываются ингредиенты проданных блюд. Проводкой является отражение операций в iiko Office, которое вызвало движение денежных средств по внутренним счетам.

О движении денежных средств (ДДС) содержит в себе всю информацию о притоке и оттоке денежных средств по операционной, финансовой и инвестиционной деятельности. К притоку относится выручка, полученная от реализации продукции, услуг или работ, а к оттоку — оплата счетов поставщиков, возврат полученных краткосрочных ссуд и займов.

План счетов отражает схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете по активам, финансовым обязательствам, доходам и расходам.

Принятие кассовой смены — помогает проверять финансовые результаты кассовых операций, полученные по одной или сразу по нескольким сменам. С его помощью в айко офис отслеживаются все совершенные за смену операции, которые необходимо проверить, при необходимости отменить и проконтролировать продажи.

Остатки на складах — отображают количество товаров и блюд на складе по настраиваемой дате. Он предназначен для контроля остатков и своевременного пополнения запасов, выявляет продукты с просроченным сроком годности и позволяет корректировать отрицательные остатки в iikoOffice.

Движение товара содержит в себе информацию об изменении остатков и себестоимости элемента номенклатуры за выставленный период, которые списываются в iiko Office как «Готовое блюдо».

Оборотно-сальдовая ведомость включает в себя информацию по каждому элементу номенклатуры iiko Office, по которому зарегистрированы остатки и движение. Данные систематизируются по складам, категориям товаров и по поставщикам, чтобы оценить рентабельность закупки по ее объему, реализации и остаткам на конец месяца. Ведомость помогает контролировать следующие данные:

• Остатки на начало;
• Приход;
• Продажи;
• Внутренние перемещения;
• Списания;
• Излишки инвентаризации и ее недостача;
• Остатки на конец месяца.

Об изменении себестоимости помимо одноименной с названием функции предоставляет информацию об изменении цен реализации и величины наценки. Здесь вы сможете отследить изменения, вызванные корректировкой техкарт, изменением себестоимости в связи с поступлением заказов и приказами об изменении прейскуранта для вычисления наценки.

Товарный отражает информацию обо всех документах, которые участвовали в регистрации движения товаров на складе. По умолчанию он настраивается по всем складским документам, но функционал iiko Office позволяет выстроить определенный список в параметрах. Таким же образом оставляются или убираются типы группировки данных — «Приход» и «Расход».

Сертификаты — здесь хранится информация о наличии сертификатов и их сроках действия для всех товаров, оприходованных на складах за рассматриваемый период.

О вхождении товара в блюда состоит из собранных сведений о продуктах, которые являются их ингредиентами. Он будет полезен при проведении пересчета пищевой ценности и изменении техкарт по параметру потерь холодной и горячей обработки.

Обратите внимание, что здесь указывается текущая дата, которую можно поменять. По ней будет вестись расчет себестоимости и формироваться список блюд и заготовок, поэтому если анализируемый элемент номенклатуры был включен в техкарту позже этой даты, то он не будет добавлен в отчет.

По контролю хранения добавлен для анализа приготовления и продажи блюд, срок годности которых вам нужно контролировать. Он позволяет отследить не только процесс приготовления таких блюд и их списание, но и продажу просроченных позиций. В последнем случае фиксируются дата и время их приготовления и время просрочки на момент продажи через «Продажу просроченных блюд».

О закупках состоит из набора отчетов iiko Office, предназначенных для сравнения закупочных цен на товары поставщиков, отслеживания изменения цен и оценки объема закупок. В случае отклонения цены от прайс-листа айко офис укажет на это. Для этого нужно предварительно настроить прайс-листы поставщиков.

Прайс-листы поставщиков представлены в iiko Office как список цен на продукты в соотношении с допустимыми отклонениями в процентном или денежном эквиваленте.

Прайс-лист поставщика используется, если вы совершаете закупку у одного или двух поставщиков. А если вы работаете с большим количеством поставщиков и осуществляете закупку с ценой, которая у разных поставщиков отличается, то удобнее будет воспользоваться внутренним прайс-листом, чтобы не редактировать прайс-листы каждого контрагента по отдельности.

О расхождениях по закупкам отслеживает соблюдение сроков поставки товаров, их количества и расхождения цены. Через него в iiko Office просматривается заказ и накладная, по которой оприходованы заказы.

Задолженность перед контрагентами формируется в виде списка со статусами оплаты:

• Неоплаченные документы, по которым есть задолженность;
• Срок оплаты истек;
• Срок оплаты истекает в ближайшие семь дней;
• Документ полностью оплачен;
• По документу зарегистрирована переплата.

Благодаря этим данным можно контролировать расход бюджета и планировать его дальнейшие корректировки

По продажам за период отображает в iiko Office детальную информацию о количестве и суммах продаж блюд и товаров по складам. Из него формируется акт реализации о готовых изделиях, план меню и марочный отчет. Если вы задавались вопросом, как посмотреть почасовую выручку в айко офис, то этот отчет как раз предназначен для этой цели.

О непродаваемых блюдах помогает выявить блюда, которые плохо продаются, чтобы их можно было либо доработать, либо исключить из меню для снижения затрат на продукты, требуемые для их приготовления. Здесь настраиваются параметры отслеживания по категориям, группам, по конкретным официантам и торговым предприятиям, чтобы выявить причину низких показателей продаж.

Банкеты, резервы, доставки — отчет iiko Office, содержащий статистику по банкетным заказам и заказам на доставку с полной информацией об оплате и возвратах предоплаты. Для получения более развернутых данных он включает в себя несколько дополнительных:

• Ведомость полуфабрикатов нужна, чтобы заказать недостающие для их приготовления ингредиенты;
• Отчет по блюдам указывает их количество, которые нужно приготовить для запланированного банкета;
• Задание по цехам формируется из отчета по блюдам для расчета ингредиентов, которые группируются по месту приготовления;
• Список продуктов, по которым требуется произвести закупку, можно получить из отчета о списании продуктов;
• OLAP по проводкам учитывает данные об оплате банкета.

OLAP по продажам содержит в себе всю необходимую информацию по пробитым чекам, благодаря чему можно узнать количество проданных блюд, сколько гостей их купили, помимо этого он фиксирует продолжительность их приготовления, время подачи и анализирует среднюю выручку с гостя.

Узнайте более подробно, как всегда быть в курсе важных изменений на точке даже в ваше отсутствие, в статье «OLAP-отчет в iiko — полное руководство по созданию и анализу».

О среднем чеке нужен для оценки посещаемости заведения, покупательной способности гостей и полученной выручки. Его можно настроить с детализированной информацией по дням месяца или по месяцам за год.

Журнал розничных продаж алкоголя обязателен при розничной продаже алкоголя, регистрирующий учет его объема. В iiko Office он заполняется автоматически на основе данных из актов списания ЕГАИС.

По счетам-фактурам хранит информацию обо всех распечатанных и зарегистрированных в iiko Office счетах-фактурах, которые отражают сумму НДС,уплаченную клиентом за купленные блюда или оказанные услуги.

Отчеты в этом разделе iiko Office настраиваются вручную или при помощи Мастера анализа данных — подсказки при выборе товара, поставщика и других параметров с пояснением их значений.

ABC/XYZ анализ являются одними из самых популярных в iiko Office, так как с их помощью можно увеличить прибыль заведения без дополнительных вложений, снизить фудкост и повысить средний чек:

• ABC-анализ товаров отвечает за снижение затрат при их закупке;
• ABC-анализ блюд выявляет наиболее прибыльные для ресторана блюда;
• XYZ-анализ рассчитывает устойчивость спроса на позиции меню в зависимости от внешних факторов, что помогает предотвратить потенциальные финансовые риски.

Узнайте в статье про ABC-анализ в iiko, как правильно оптимизировать ассортимент для увеличения прибыли ресторана.

Динамика цен — наглядно демонстрирует взаимосвязь изменения стоимости ингредиентов и наценки на блюда. При этом вы сможете посмотреть объем продаж по отдельным товарам и их рассчитанную долю в общей себестоимости продаж.

Анализ «Что, если» иллюстрирует вариации изменения прибыли при корректировке закупочных цен на ингредиенты и наценки на блюда, а также часто используется при разработке маркетинговых решений в ресторане.

Сводный по зарплате формируется из карточки сотрудника на основе счета «Текущие расчеты с сотрудниками». При помощи него можно проанализировать все данные по заработной плате в ресторане.

Баланс по поставщикам, гостям и сотрудникам используется для взаиморасчетов с контрагентами по специально выделенным для каждой группы счетам.

По доставкам формируют в iiko Office свод данных о выручке по отдельной точке или по всей сети ресторана. В преднастроенные отчеты можно добавить интересующие вас параметры, предварительно выбрав категорию:

• Доставки по блюдам — укажет самые часто заказываемые и наиболее прибыльные блюда;
• Доставки по внешним источникам заказов — поможет выявить наиболее популярный источник заказов (рекламные объявления, сайт, мобильное приложение и т.д.);
• Доставки по клиентам — мониторит активность лояльность клиентов;
• Доставки по курьерам — проводит оценку загруженности и эффективности работы курьеров. В случае если заработная плата сотрудников зависит от выручки, оплата будет рассчитана, исходя из количества доставленных заказов в соотношении с суммами чеков за рассматриваемый период;
• Доставки по операторам — контролирует качество работы операторов с учетом правильности выбора точек приготовления, наличия опозданий доставок и пр.;
• Доставки по точкам — анализирует загруженность и рентабельность точек;
• Доставки по улицам — фиксирует скорость обслуживания курьеров конкретных зон доставки;
• Доставки по часам — выявляет пиковые часы и составляет оптимальный график работы курьеров;
• Общий по доставкам — оценивает загруженность и прибыль каждой точки, а при помощи параметра «Причина отмены доставки» можно мониторить качество обслуживания клиентов.

Теперь вы знаете, как посмотреть все заказы в айко офис.

Справочник номенклатуры в iiko Office является одним из самых популярных в системе. Он предназначен для составления структурной базы блюд, товаров, заготовок и модификаторов, которая нужна для создания меню, отображаемого на кассе, и для составления бухгалтерских отчетов.

Справочник гостей представляет из себя CRM iiko c информацией о гостях ресторана, которые ранее что-то заказывали, бронировали столик или оформляли банкет.

Благодаря этому справочнику вы сможете легко управлять лояльностью посетителей или возвращать гостей в заведение при помощи ведения карточек клиента в iiko Office, которые содержат данные о заказах гостя, его имя, пол, дату рождения, номер телефона и электронную почту.

При подтверждении гостем запроса о согласии на обработку персональных данных вы сможете настроить уведомления о статусе заказов, рекламную рассылку или уведомления от системы лояльности, которые он будет получать.

Справочники сотрудников помимо их списка содержат в себе информацию о должностях, которые определяют набор прав персонала в iiko Office, график работы и тарифы оплаты труда с возможностью настройки штрафной системы, если она предусмотрена в ресторане. Также можно настроить ручную или автоматическую регистрацию явки, начисления и удержания. А чтобы соблюдать сроки действия медкнижек и анализов сотрудников, есть соответствующий айко справочник, который упрощает контроль за важными документами персонала.

Справочник валют используется при приеме платежей разных валют, которые официально зарегистрированы в стране. В нем по умолчанию будет задана основная валюта, которую можно отредактировать и создать дополнительные.

Справочник УТМ iiko выполняет функцию фиксации универсальных транспортных модулей для передачи информации об обороте и розничной продаже алкогольный продукции в ЕГАИС.

Справочник организаций ЕГАИС содержит в себе их список и реквизиты регистрации в ЕГАИС. Обратите внимание на то, что их важно правильно указать на этапе создания справочника для корректного внутреннего перемещения в iiko Office.

Справочник товаров ЕГАИС состоит из списка алкогольной продукции, поступившей по накладным или по «Запросу продукции», который хранит код ЕГАИС, данные о фасовке и другие реквизиты алкогольной продукции из ЕГАИС, необходимые для списания и постановки товара на баланс.

Справочник кодов ТН ВЭД ЕАЭС (товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности Евразийского Экономического Союза) помогает в учете классификаторов товаров, которым требуется проведение таможенных операций.

Ведение учета в ресторане — многоуровневый процесс, который может вызывать у рестораторов сложности без его правильной организации.

Для достижения желаемых результатов важно наладить контроль за работой сотрудников и правильно настроить систему учета, которая поможет вам следить за финансовыми показателями без потери времени и нервов.

Расскажем более подробно, как организовать учет в iikoOffice c максимальной эффективностью для заведения.

Сначала следует заполнить раздел «Должности», потому что к нему привязан набор прав сотрудников. После этого в соответствии с должностями выстраивается график работы и тип оплаты труда:

• По расписанию;
• Свободный;
• Оклад.

Чтобы распределить между сотрудниками элементы программы, с которыми они могут взаимодействовать, нужно перейти в раздел «Права доступа» и при необходимости отредактировать права, проставленные в iiko Office по умолчанию. Для этого сектор, определяющий право, выбирается либо вручную, либо через встроенный поиск.

Этот этап важен для идентификации сотрудника, совершившего ту или иную «опасную операцию», что поможет избежать злоупотреблений системой со стороны персонала, из-за которых может пострадать прибыль ресторана.

После того как вы создали все необходимые учетные записи, можно смело переходить к созданию номенклатуры в разделе «Товары и склады». На этом этапе важно детально продумать состав групп товаров, которые нужно добавить в iiko Office, чтобы официантам и ответственным за бухгалтерский учет было удобно пользоваться номенклатурой. Также не забудьте проставить единицы измерения и заполнить цены в номенклатуре. Это нужно для корректной выгрузки меню в iikoFront.

Для получения корректных данных в iiko Office при ведении складского учета важно установить сроки внесения необходимых документов и возможность их изменения. Обозначьте точную дату, после которой сотрудникам будет запрещено вносить какие-либо изменения в систему, чтобы избежать ошибок в учете.

Например, при внесении изменений в приходную накладную, либо при проведении акта списания за пределами установленных сроков будут искажены данные по остаткам. А если поменять акт приема услуг, либо удалить его, то это повлияет на данные в ОПиУ. В случае корректировки финансовых проводок учтите, что отчет о движении денежных средств не будет отражать реальные показатели.

Эта малая часть примеров с возможными последствиями доказывает, что данные складского учета необходимо вносить строго в установленные сроки, чтобы вы могли принимать верные управленческие решения с iiko Office.