Как iiko упрощает работу с ЕГАИС

C 1 июля 2024 стало обязательным списывать каждую порцию крепкого алкоголя в ЕГАИС в миллилитрах.

При продаже каждого шота любого крепкого алкоголя, в том числе в составе коктейлей.

Для корректной работы по новым правилам необходимо обновить модуль УТМ и провести настройку iiko.

1) Приёмка товара и проверка марок
Нередко сверка товара с накладными сопровождается ошибками, так кассир может дважды отсканировать одну и ту же бутылку. Ещё сотруднику необходимо где-то фиксировать расхождения с накладной, чтобы в дальнейшем составить акт и отправить его в течение рабочего дня.

iiko позволяет ускорить процесс приёмки товара и избежать ошибок на этом этапе.Кассир просто сканирует марки прямо на кассовом терминале используя сканер штрих-кодов. А если сотрудник случайно отсканировал одну марку дважды, то система предупредит, что марка была вскрыта ранее.

По завершению подсчёта сотрудник сможет наглядно понять совпадает ли количество принятого алкоголя с количеством алкоголя в накладной поставщика. Так зеленый индикатор означает совпадение, а оранжевый указывает на наличие расхождения.

После приёмки продукции кассир отправляет данные бухгалтеру в iikoOffice для завершения обработки накладной.

Также можно принять накладную сразу в iikoOffice, предварительно отсканировав марки на кассе. Сверьте наименования и количество поступившего товара. Если есть расхождения, то указываем фактическое наличие в колонке "подтвержденное количество".После того как накладная была принята, сформированные данные отправляются в ЕГАИС.

Так как документы ЕГАИС не вносят изменения в системе iiko, то необходимо также оформить накладные iiko. Вам просто нужно загрузить данные из ЕГАИС и сформировать накладную, которая не будет проведена.

2) Перемещение алкоголя

Для перемещения алкоголя в системе ЕГАИС используются 3 регистра.

Регистр №1 (склад): Оформление поступлений и возвраты поставщику. Для того чтобы переместить алкоголь со склада в торговый зал необходимо сделать перемещение с регистра №1 на регистр №2

Регистр №2 (торговый зал): Упрощённая работа с остатками, на данном регистре удобнее всего отразить проданный объём алкоголя (но сделать это можно в т. ч. и в других регистрах).

Для того чтобы вернуть алкоголь поставщику из торгового зала, необходимо переместить его из регистра №2 в регистр №1

Регистр №3 - предназначен для фиксации продукции в разрезе акцизных марок. Он дополняет существующие регистры и не создаёт дополнительного остатка.

Общепит также может осуществлять физическое перемещение алкогольной продукции.Перемещать алкоголь можно между разными подразделениями юрлица, но с разными КПП, или между отдельными юрлицами. Перемещения оформляются с помощью приходных расходных накладных. Расходку также можно легко сформировать из уже имеющейся приходной накладной ЕГАИС. Так документ уже будет заполнен данными, вам остаётся только отредактировать его.

3) Возврат товара
Для возврата товара поставщику в iiko можно оформить возвратную накладную. Осуществить это можно только с приходными накладными со статусом "Подтверждена".

После формирования возвратной накладной она уходит в ЕГАИС, где поставщик может принять её или откорректировать. Вы же, в свою очередь, сможете подтвердить или отклонить акт разногласий.

4) Списание продукции
Общепит обязан отражать факт продажи с помощью акта списания. Такой акт необходимо формировать и отправлять ежедневно не позднее следующего рабочего дня с даты продажи.

С 1 сентября 2023 года в силу вступят поправки в закон о регулировании алкогольной продукции. С этого момента пункты общественного питания будут передавать информацию о проданном крепком алкоголе в ЕГАИС. Нововведения не коснутся слабоалкогольных напитков, таких как пиво, пивные напитки, сидр и т. д.

А если алкоголь был испорчен, разбилась бутылка и пр, то вы также должны оформить акт списания с основанием "порча".

C 15 января 2024 для продажи разливного пива и слабоалкогольных напитков в общепите действуют новые правила.
Теперь ресторанам будет необходимо отчитываться не только в ЕГАИС, но и в систему маркировки Честный знак.

Общепит будет обязан отправлять данные о подключении кегов к крану и о каждой проданной порции напитка в Честный знак

Если вы используете iiko, то для корректной передачи данных в систему маркировки вам необходимо подключить плагин "Разливной алкоголь (AlcoholMarkingPlugin)" и выполнить необходимые настройки.

с 1 июня 2024 г. — старт обязательного вывода из оборота пива и слабоалкогольных напитков, упакованных в потребительскую упаковку. Розничные магазины и другие предприятия, осуществляющие продажу пива и слабоалкогольных напитков в потребительской упаковке должны передавать в систему маркировки данные о продажах c помощью контрольно-кассовой техники;

с 1 ноября 2024 года режим проверок на кассах станет обязательным для пива в потребительской упаковке (бутылки из стекла, полимерные материалы, жестяные банки и т.д).

Как подготовиться:

1. Быть зарегистрированным в системе маркировки "Честный знак"
2. Заключить с Оператором Фискальных Данных (ОФД)дополнительное соглашение на передачу сведений о реализации маркированной продукции через онлайн-кассу (контрольно-кассовую технику) в системе маркировки "Честный знак"
3. Обновить и настроить кассовое и учетное программное обеспечение (iiko) для работы с маркированными товарами.
4. Подключить к контрольно-кассовой технике 2D-сканер и убедиться в возможности включения сведений в кассовый чек
5. Обеспечить передачу сведений о розничной реализации пива и с/а напитков в потребительской таре в систему маркировки с помощью контрольно-кассовой техники в режиме реального времени.

Также 1 июня рознице рекомендуется:

1. Проверить дату производства при приемке
При приемке товара от поставщика убедиться, что продукция промаркирована:
в кегах - при производстве с 01.04.2023
в бутылках (стекло), банках - при производстве с 01.10.2023
в других видах тары - при производстве с 15.01.2024
Для этого отсканировать DataMatrix, убедиться, что статус "в обороте" и информация на коде соответствует сведениям на этикетке.

2. В случае, если продукция выпущена после наступления даты обязательной маркировки убедиться, что:
продукция промаркирована (нанесен код в формате DataMatrix)
просканировать код и убедиться, что его статус - «в обороте»
информация в коде соответствует информации на этикетке

1) Отчёт по вскрытым тарам
С помощью отчета можно узнать подробную информацию о вскрытиях бутылок алкоголя и отмене операции. Отчёт позволяет отслеживать действия с бутылкой, время и дату операции, а также имя сотрудника.

2) Отчёт об остатках ЕГАИС
Отчёт позволяет сопоставлять остатки алкоголя в ЕГАИС с фактическими остатками на складах. Так каждому товару занесённому в iiko соответствует товар ЕГАИС.

Для того чтобы получить актуальные данные об остатках, необходимо запросить остатки продукции в ЕГАИС, так как информация формируется на основе последних документов "Запрос остатков".

Если одному товару ЕГАИС соответствует несколько позиций в iiko, то система выделит эти товары жёлтым. А если строки выделяются жирным, то это означает, что количество товара с конкретной Справкой 2 отличается от последнего запроса остатков в ЕГАИС.

Юридические лица и ИП должны вести учёт и ежеквартально подавать алкогольную декларацию в Росалкорегулирование не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Это значит, что подавать её необходимо в апреле, июле, октябре и январе. Если 20-е число выпадает на выходной день, то подача декларации переносится на первый рабочий день после него.

Если вы не используете систему iiko, вам нужно оформлять алкогольную декларацию вручную в файле xls. Для этого необходимо оформить титульный лист, заполнить декларацию по крепкому алкоголю и/или по пиву.

В декларации должна содержаться вся информация о поступлениях, закупках и возвратах. На заполнение декларации вручную уходит огромное количество времени и сил. Важно помнить, что в ней нельзя допускать даже малейших ошибок, так как это может грозить штрафами или лишением лицензии.

Огромным преимуществом в работе с iiko является то, что алкогольная декларация заполняется автоматически данными из складских документов. Самое главное - своевременно принимать накладные и вести корректный учёт на протяжении всего периода. При необходимости в сформированные накладные возможно внести изменения вручную. После формирования декларация сохраняется и предоставляется в федеральную службу.

ЕГАИС — единая государственная информационная система, которая позволяет контролировать оборот спиртосодержащей продукции путём отслеживания перемещений от производителя до конечного потребителя.Таким образом ЕГАИС позволяет бороться с производством и распространением некачественной и контрафактной продукции.

Розница и общепит передают сведения о приёмке, перемещении, продаже или списании алкоголя в систему. Каждый из этих процессов строго регламентирован, поэтому к работе с ЕГАИС нужно подходить максимально внимательно, чтобы избежать крупных штрафов за нарушения. В статье подробнее расскажем о том, как работает система ЕГАИС и как iiko позволяет значительно облегчить работу с ней.

1. Производитель продукции или оптовик отправляет товар общепиту. В ЕГАИС поступают данные: кому, какой товар и в каком объёме он продал. Информация о продавце товара передаётся в виде товарно-транспортной накладной (ТТН).

2. При приёме алкоголя общепит сверяет фактическое количество алкоголя с ТТН. Если всё совпадает, то покупатель подтверждает закупку, если есть расхождения, то составляется акт. Важно, что сверку с ТТН необходимо выполнить в течение рабочего дня, в который она была получена.

3. Общепит передаёт данные о продаже в систему ЕГАИС. Под продажей считается вскрытие тары (бутылки или кеги).

4. Каждый квартал заведения общепита обязаны формировать и передавать декларации в Росалкорегулирование.

Купить носитель для электронной подписи

1

4

Сгенерировать ключ доступа RSA

5

Скачать и установить транспортный модуль (УТМ)

2

Получить подпись и записать её на носитель

6

3

Авторизоваться в системе ЕГАИС

Подключить кассовую программу и настроить интеграцию с товароучётом

Важно понимать, что торговать алкогольными напитками без ЕГАИС нельзя, в том числе пивом! За неправильную работу с ЕГАИС предусмотрены штрафы, они варьируются в зависимости от нарушения и его тяжести.Штрафы можно получить даже неумышленно, например, если сканер не смог распознать деформированный код на бутылке.

Так за нарушение порядка фиксации информации об объемах оборота алкоголя в системе ЕГАИС налагаются штрафы: от 150 до 200 тыс. рублей, а также возможна конфискация продукции.

А за ошибки в декларациях вам может грозить штраф до 100 тыс. рублей или даже лишение лицензии на продажу алкоголя.

Подробнее с нарушениями и суммами штрафов можно ознакомиться в статьях 14.16 и 14.19 КоАП