Что такое iiko — обзор функций и возможностей системы автоматизации ресторанов

Что такое iiko? В нашей статье мы подробно расскажем про систему автоматизации ресторанного бизнеса, про функции айко, какое нужно для iiko оборудование и какие задачи она позволяет решать заведениям общепита.

Аналитический центр и портал TAdviser признал iiko компанией, которая в 2023 году заняла первое место по обороту среди организаций, занимающихся цифровизацией HoReCa (ссылка на исследование размещена в конце статьи).*

Особенность системы заключается в управлении предприятиями различных форматов, исходя из концепции обслуживания гостей.

Оформление заказов, доставок и банкетов возможно как на POS-терминалах, так и на мобильных телефонах или планшетах. При оформлении заказа учитываются все продажи и списываются необходимые ингредиенты, фиксируя все операции. Оформлять банкеты можно прямо за столом, а потом распечатать предварительный заказ.

В iiko CRM можно внести данные гостей для начисления бонусов или участия посетителей в других маркетинговых мероприятиях.

При помощи дополнительных функций можно значительно упростить работу персонала — например, с подсказками при оформлении заказа официанты не забудут, что можно еще предложить гостям.

Прием оплат можно осуществлять по QR-коду, банковской картой, наличными или частичной оплатой баллами, а для официантов приятным бонусом будет подключение электронных чаевых.

Для фастфуд заведений можно подключить киоск самообслуживания, который не требует установки громоздкого и дорогого оборудования — решение подключается на любом оборудовании от планшета до терминала. Также при необходимости подключается электронная очередь.

Доступны все основные кассовые операции, в том числе поддерживается работа с ЕГАИС и обязательной маркировкой «Честный знак». Кроме кассовых операций на терминале можно создавать документы движения, акты перемещения, акты списания, инвентаризации и другие типы документов. В отчетах доступны сведения о внесении и изъятии денежных средств.

Айко автоматически считает рабочее время сотрудников и начисляет зарплату. Помимо этого есть функции дополнительной мотивации сотрудников — например, определение «лидера продажа» с настройкой начисления надбавок за выполнение определенных показателей. Также можно вести учет медкнижек сотрудников.

Благодаря фиксации всех действий можно контролировать потенциально опасные операции, чтобы исключить возможные хищения и злоупотребления со стороны персонала. Авторизация пользователей происходит по пин-коду, карте или биометрии.Дополнительно можно подключить событийное видеонаблюдение и выводить изображение в соответствии с операцией на терминале.

Вы можете выбрать подходящий для вашего ресторана вариант организации работы: с помощью принтеров чеков, размещенных в разных цехах, или с дополнительным подключением терминала шеф-повара, который позволяет наглядно контролировать время приготовления блюд, смотреть технологические карты и оформлять документы списания, акты разбора, переработки или перемещения со склада кухни на другие.

Доступен учет всех основных складских операций: приход и расход по соответствующим накладным, а также учет расходов ингредиентов по технологическим картам, перемещение между складами, фиксация остатков на складах. Также благодаря электронной инвентаризации ответственные сотрудники смогут вносить данные по зонам хранения через телефон, планшет или POS-терминал. Это избавит бухгалтеров от переноса данных с бумажных носителей в систему учета вручную. Таким образом, данные сразу попадут к бухгалтеру в офисную часть программы.

Встроенный модуль планирования закупок позволяет оптимизировать поставки, сокращать списания и стоп-листы на основании прогнозов продаж. Можно воспользоваться автоматическим сценарием закупки у поставщиков или электронными заказами на собственное производство. Сверять и подтверждать поставки можно с помощью мобильного телефона, планшета или POS-терминала. Электронный документооборот с контрагентами позволит снизить количество переносимых данных в айко, потому что они попадут в систему автоматически.

Отчеты о прибылях и убытках, о движении денежных средств и балансе предприятий можно получать как для одной точки, так и для сетей. Помимо этого доступен функционал загрузки банковских выписок и планирования платежей поставщикам. Благодаря фиксации всех операций на местах, данные можно получать в режиме онлайн. Все финансовые показатели можно отслеживать через мобильное приложение, а для ведения учета будут сформированы все основные электронные документы.

Для управления лояльностью действующих клиентов подключаются чат-боты, мобильные приложения для гостей и для доставки из ресторана, сайт из коробки и автоматические сценарии стимулирования продаж через PUSH-уведомления и рассылки. Встроенная CRM-система используется в сборе базы гостей с фиксацией покупок для оценки их предпочтений. Также для анализа базы и меню встроены специальные отчеты. Помимо этого настраиваются разнообразные сценарии работы с лояльностью гостей, скидки, бонусы, подключаются различные источники коммуникации и работы с отзывами.

ЭДО между предприятиями сети или между подразделениями осуществляется с помощью актов перемещения, расходных и приходных накладных. К айко можно подключить внешний электронный документооборот для взаимодействия с поставщиками и контрагентами: Контур.Диадок, Калуга Астрал, СБИС или специализированные ресторанные системы — например, DocsInBox.

Айко поддерживает интеграцию с ЕГАИС — можно работать с документами, проводить все необходимые операции и подготавливать алкогольные декларации, также поддерживается с системой маркировки «Честный знак» и подключается к 1С для передачи документов.

Встроенный модуль доставки автоматически создает заказы из разных источников: на терминале или через подключенную телефонию, либо через мобильное приложение или через агрегаторы Яндекс.Еда и Delivery. Можно проанализировать историю покупок и предпочтений постоянных клиентов. Для контроля доставок есть мобильное приложение курьеров, которое позволяет отслеживать их перемещения на карте. А мощная аналитика позволяет находить зоны роста заведения и оптимизировать время приготовления и доставки. Для печати наклеек на доставку подключается принтер этикеток.

iiko для производства включает в себя сводные документы типа заказов на производство и отчеты с показателями по сети предприятий для глубокой аналитики бизнеса. Заказы можно автоматизировать с точек продаж на свое производство или сторонним поставщикам по расписанию. В заданное время будет формироваться электронный документ с рекомендациями. Его можно подтвердить или изменить в нем добавленное количество товаров. После утверждения со всех точек сформируется сводный заказ, на основании которого можно выдать задание по цехам и на отгрузку.

С помощью телефона или POS-терминала между складами производства и точками продаж фиксируется движение продукци. Также можно использовать электронные технологические карты с калькуляцией и рецептами приготовления блюд, а для фиксации разбора и переработки продуктов в готовые блюда используются специальные документы.

iikoOffice — основная часть программы, в которой происходит учет и управление предприятием, доступно большое количество отчетов и работа с номенклатурой, складами и финансами.

iikoСhain — модуль iiko office, предназначенный для управления несколькими предприятиями или сетью с получением сводных данных как по всем предприятиям разом, так и в разрезе каждого по отдельности, что упрощает процесс учета и ценообразования.

iikoWeb — версия для браузера, в которой доступен прогноз продаж, инвентаризация на мобильном телефоне и автоматизация заказов поставщиков. Также есть некоторые отчеты из iiko office и возможность оформления документов.

iikoFront — кассовая часть программы, предназначенная для официантов, барменов, кассиров и менеджеров с функциями приема платежей и оформлением заказов в зале и на доставку.

iikoSоusChef — часть интерфейса iikoFront для подключения на кухне. Выводит информацию по заказам, блюдам и времени приготовления, устанавливается на POS-терминал или планшет (в базовой версии iikoFront модуль может быть установлен на планшете на Windows, а в магазине приложений iiko доступно отдельное решение для управления взаимодействием кухни и зала — Kitchen Display System (KDS) на Android).

Также можно частично автоматизировать документооборот и деятельность своего пищевого производства.

Особенность айко заключается в ее функционале управления различными форматами предприятий и получении как общей сводной отчетности по сети, так и отдельно по точкам.

Каждое заведение старается выделится среди конкурентов и стремится улучшить обслуживание гостей в соответствии с выбранной концепций. Разберем на нескольких примерах, как решения айко совершенствуют обслуживание разных типов.

Включает в себя мобильное приложение официанта, управление банкетами и резервами, расчет продуктов и заготовок на банкеты, а также предварительные заказы на банкеты.

Могут быть автоматизированы при помощи централизованного управления заказами через колл-центр. Можно быстро создать сайт доставки и мобильное приложение для гостей. А с помощью функций контроля доставок и курьеров оптимизировать скорость работы.

Заведения оснащаются киоском самообслуживания и электронной очередью, чтобы ускорить обслуживание гостей и повысить качество сервиса.

Более эффективны с контролем выкладки и свежести блюд, с планом заготовок и инвентаризацией прямо на кассе.

• Фискальный регистратор (онлайн-касса);
• Принтер чеков;
• POS-терминал кассира/бармена;
• POS-терминал официанта;
• Смартфон, если будете использовать «мобильный официант»;
• Сканер штрихкодов.

Дополнительно для фаст фуда можно подключить электронную очередь и киоски самообслуживания.
Для столовых — весы с подключением к кассовой станции.

Компьютер или ноутбук.

Системные требования для POS-терминала:

• Процессор: от 2 ядер и 4 потоков, от 1,8 ГГц;
• Оперативная память: от 1-2 ГБ;
• Жесткий диск: 64 ГБ (SSD);
• Доступ к интернет-сети;
• Разрешение дисплея: 1024 х 768.
• Минимальные требования к ОС: Windows (POSReady 8, 8.1, Server 2008 R2, Server 2012 R2, 10 версия 1607 и выше (с поддержкой Microsoft .NET Framework 4.7.2), 10 IoT Enterprise);
• Для просмотра видеороликов: Windows Media Player 10 и выше.

Системные требования для компьютера:

• Процессор: от 2 ядер и 4 потоков, от 2 ГГц;
• Оперативная память: от 2-4 ГБ;
• Свободное место на жестком диске: от 100 ГБ (SSD).
• Сетевая карта: 100 Mbit Ethernet;
• Разрешение дисплея: 1280 х 1024;
• Минимальные требования к ОС: Windows (POSReady 8, 8.1, Server 2008 R2, Server 2012 R2, 10 версия 1607 и выше (с поддержкой Microsoft .NET Framework 4.7.2), 10 IoT Enterprise);
• Для просмотра видеороликов: Windows Media Player 10 и выше.

Методы подключения к интернету и синхронизации оборудования:

• Wi-Fi;
• Интернет-кабель;
• Модем с sim-картой.

При объединении оборудования в локальную сеть, iiko может работать без интернета до 30 дней, а потом передаст данные на сервер (актуально для внутренних процессов, вроде печати чека заказа на кухню). Для получения онлайн отчетности, выполнения большинства требований законодательства и передачи сведений в госсистемы требуется наличие стабильного интернета.

У айко есть несколько вариантов ежемесячных подписок. В зависимости от количества касс предусмотрены скидки. Все тарифы поддерживают продажу маркированных товаров («Честный знак») и соблюдение всех требований 54-ФЗ «О применении контрольно кассовой техники». Разберемся вместе, какие есть у iiko тарифы и чем они отличаются.

* Под кассой подразумевается терминал приема заказов в зале ресторана (рабочее место фронт-офиса) или рабочее место оператора доставки

Айко обладает большим выбором различных приложений, доступных в официальном магазине. Также есть решения, которые там не опубликованы, но могут быть подключены благодаря открытому API. Такая гибкость позволяет выбрать решение на любой вкус, исходя из особенностей ваших бизнес-процессов.