На что обратить внимание при выборе системы автоматизации для кафе или ресторана

В кафе и ресторанах ещё на этапе бронирования или приемки заказов автоматизация позволяет забыть о работе в блокнотах, ошибках в заказах и при бронировании столиков, что хорошо сказывается на скорости и качестве обслуживания.

При автоматизации предусмотрите возможность фиксации заявок в одном месте и возможности отправки уведомлений персоналу и гостям, так вы избежите путаницы, а ваш персонал и гости всегда будут помнить о брони.

Обратите внимание на электронную схему зала. Максимально удобный вариант тот, где отображаются планируемые бронирования и занятость столиков. Такой вариант позволит хранить данные в системе, а также отслеживать количество бронирований и плановый заработок с банкетов в автоматическом режиме, а еще прокачанные системы могут сами посчитать количество необходимых продуктов на банкет.

Хорошо если приемка заказов, банкетов или бронирований осуществляется с помощью электронных устройств, например, мобильный телефон, планшет или POS-терминал, так отпадает необходимость переносить данные вручную и всегда можно быстро внести необходимые корректировки.

С помощью телефона сотрудник может оформить заказ или составить предварительное меню банкета прямо за столиком во время диалога. Так как на устройстве всегда есть информация о блюдах в стоп-листах, то не произойдет ситуации, когда придется извиняться за отсутствие заказанного блюда.

А в момент когда необходимо начать готовить заказ, сотрудник отправляет его на кухню, а как только его приготовят, он получит оповещение о готовности, отдаст блюдо гостям и сможет принять оплату и даже чаевые с помощью этого же приложения на мобильном телефоне.

Обязательно обратите внимание на возможность стимулирования дополнительных продаж. В системах автоматизации предусмотрена возможность настройки модификаторов, которые будут предложены к добавлению в заказ к основному блюду. Официанту никогда не помешает дополнительное напоминание о том, что можно предложить гостю.

Примеры интерфейсов для работы кассира

Примеры интерфейсов мобильного приложения для официантов

А для удобства заведений с доставкой некоторые системы автоматизации предлагают разворачивать готовый сайт на своей платформе. С помощью этого вы избежите огромных затрат на разработку стороннего сайта, сэкономите время и уже в течение суток сможете принимать первые заказы с заявками из любых источников.

В целом, хорошая программа позволит закрыть вопросы касательно всех процессов доставки. Так вы сможете отслеживать процесс доставки от заявки до вручения заказа клиенту. А также автоматизация поможет планировать маршрут, отслеживать курьеров и работать с базой данных, постоянными клиентами и чёрным списком.

Обратите внимание на то, как заказ попадает на кухню. Для удобства выбирайте те системы, которые позволяют принимать заказы не только на принтере чеков, но и на специальном кухонном экране. Такой экран позволит легко распределять заказы по цехам, очереди приготовления, а также вы сможете просматривать состав заказов, комментарии и курсы подачи.

Также стоит учесть, сможет ли повар просматривать техкарты прямо на экране, следить за сроками подачи и формировать электронные документы прямо на кухне.

Примеры интерфейсов кухонного экрана

А для того, чтобы разгрузить бухгалтера, снизить количество ошибок и повысить прозрачность учета, выбирайте систему автоматизации с упрощённым внутренним учётом и фиксацией основных операций на рабочих местах. Так бухгалтеру больше не нужно будет сводить десятки отчетов в таблицах Excel, а работа с бумажными документами будет сведена к минимуму.

Ключевым моментом в современных программах является возможность фиксации всех операций на местах: оформление заказа и расчет, изъятие и внесение в кассу, приготовление, выдача, перемещение, списание, приёмка, инвентаризация, благодаря таким функциям вы сможете получать данные по состоянию бизнеса мгновенно.

Не забудьте обратить внимание на то, умеет ли программа взаимодействовать с госсистемами и другими системами товароучёта. Такое взаимодействие позволит автоматически отправлять данные по кассовым операциям в налоговую, ЕГАИС, Честный знак, а для сдачи внешней отчётности можно будет загружать данные в 1С.

Таким образом система автоматизации позволит избежать влияния человеческого фактора, ускорить работу бухгалтера и наладить точный учёт.

Сразу выясните доступны ли развёрнутые отчёты для управления предприятием и поиска точек роста. Выбирайте ту систему, которая позволит собирать и отслеживать реальные данные по бизнесу в онлайн режиме. Без контроля показателей шансов на длительное и успешное существование предприятия становится гораздо меньше.

Для планирования вам может пригодится прогноз продаж, а правильный ABC-анализ для корректировки меню заведения, а также формировать отчёты по закупкам, управлению ассортиментом, контролю себестоимости и многие другие. Плюсом также будет формирование OLAP-отчётов по заданным вами параметрам.

А для того, чтобы контролировать действия персонала и моментально отслеживать опасные операции, вам необходимо уточнить, фиксирует ли система эти данные и есть ли возможность уведомлять о подозрительных процессах руководство. Так вы сможете моментально получать сообщения, например об удалении отпечатанного блюда, а также просматривать фрагменты видеонаблюдения, если оно подключено.

Позаботьтесь и об автоматических программах мотивации. Выбирайте системы с максимальной возможностью автоматизации расчета зарплаты, так сотрудники смогут отслеживать результаты своей работы из личного кабинета и даже соревноваться по ним с коллегами в реальном времени. Некоторые системы позволяют назначать динамический % от продаж, дополнительное вознаграждение за продажу целевых позиций, расширение среднего чека и пр.

Важно, чтобы система позволяла назначать роли персонала в системе. Так сотрудник будет обладать определёнными правами доступа, например, официант не сможет назначать свободные скидки или самостоятельно удалять заказы. Такое решение позволит обезопасить бизнес от частого совершения опасных операций и возможных хищений.

Не забудьте обратить внимание на то, как происходит авторизация в системе. Авторизация с помощью биометрии позволит чётко фиксировать явки сотрудников и избегать злоупотреблений в коллективе, в том время как обычная карта или пин-код не даёт 100% безопасности.

В работе со складом и поставщиками важно отслеживать остатки и сроки годности, а также контролировать закупочные цены и своевременное оформление заказов у поставщиков. Делать эти процедуры вручную достаточно сложно, поэтому часто случаются ситуации, когда необходимо прибегать к закупкам по завышенным ценам или списанию большой партии продуктов.

При выборе системы автоматизации для кафе или ресторана советуем обратить внимание на те системы, которые позволяют формировать автоматические заказы поставщикам на основе прогноза продаж. Такие системы позволяют контролировать себестоимость, оповещают об изменении цен, а также позволяют избегать списаний благодаря контролю складских запасов.

Так вы всегда будете в курсе минимальных остатков, исключите многочисленные стоп-листы, сможете контролировать себестоимость и в целом поддерживать оборачиваемость склада.

Современные системы автоматизации позволяют забыть о бланках инвентаризации и двойной работе по переносу данных из одной системы в другую. Обратите внимание на ту автоматизацию, которая позволяет проводить инвентаризацию с любого устройства, в том числе с мобильного.

Удобной для вас также будет возможность настройки инвентаризации по графику: где, когда и какие товары необходимо посчитать, а также чтобы система сама заранее оповещала об этом ответственного сотрудника. Так он просто посчитает количество продуктов, внесёт его на мобильном устройстве, после чего данные сразу попадут бухгалтеру для проводки документов.

Часто системы автоматизации общепита ограничиваются функционалом кассы, управлением кухни, финансами и складом. Но без грамотного маркетинга и лояльности сложно повысить посещаемость кафе или ресторана.

Рекомендуем выбирать те системы, которые предусматривают сбор базы данных и работу с ней. Так вы всегда будете знать, какие гости посещают заведение и сколько они тратят. Благодаря полученным контактам вы сможете осуществлять общие или персональные рассылки с интересными акциями и предложениями.

Максимально выгодным решением будет выбрать систему, которая позволяет развернуть готовый сайт и мобильное приложение на собственной платформе. Это позволит "захватить" ещё больше клиентов с помощью push-уведомлений и существенно сэкономить деньги на сторонних разработках.

1. Если вы только открываете заведение, вам потребуется схема прокладки коммуникаций при составлении инженерных планов.

2.Учитывайте расположение оборудования на основе рабочих мест.

3. Выбирайте программу, которая собирает максимум данных в одном окне и имеет гибкие возможности настройки отчетов, а также легко передает данные в госсистемы.

4. Учитывайте возможность подключения системы к сторонним приложениям и сайтам.

5. Обратите внимание на то, какие оповещения можно настроить для работы персонала и предоставления данных руководству.

6. Будьте готовы к тому, что не все сотрудники поддержат идею внедрения автоматизации, так как система повышает контроль и ей нужно обучаться.