Автоматизация ресторанов — инструменты оптимизации восьми основных бизнес-процессов

А для удобства заведений с доставкой некоторые разработчики облачных систем автоматизации общепита предлагают развернуть готовый сайт на своей платформе. С помощью таких комплексных программных решений вы избежите огромных затрат на разработку стороннего сайта, сэкономите время и уже в течение суток сможете принимать первые заказы с заявками из любых источников.

В целом, хорошая программа позволит закрыть вопросы касательно всех процессов доставки заведения. Так вы сможете отслеживать процесс доставки от заявки до вручения заказа клиенту. А также автоматизация поможет планировать маршрут, отслеживать курьеров и работать с базой , постоянными клиентами и чёрным списком.

Обратите внимание на то, как заказ попадает на кухню в кафе. Для удобства выбирайте то программное обеспечение, которое позволяет печатать заказы не только на принтере чеков, но и отображать на специальном кухонном экране. Такой экран позволит легко распределять блюда по цехам заведения, очереди приготовления, а также можно будет просматривать состав, комментарии и курсы подачи.

Также стоит учесть, сможет ли повар просматривать техкарты прямо на экране, следить за сроками подачи и формировать электронные документы прямо на кухне.

Примеры интерфейсов кухонного экрана

А для того, чтобы разгрузить бухгалтера, снизить количество ошибок и повысить прозрачность в складском и бухгалтерском учете, выбирайте автоматизацию для ресторана с фиксацией основных операций на рабочих местах. Так бухгалтеру больше не нужно будет сводить десятки отчетов в таблицах Excel в вашей сети, а работа с бумажными документами будет сведена к минимуму.

Ключевым моментом в современных программах является возможность фиксации всех операций на местах: оформление заказа и расчет, изъятие и внесение в кассу, приготовление, выдача, перемещение, списание, приёмка, инвентаризация, благодаря таким функциям вы сможете получать данные по состоянию бизнеса мгновенно в разрезе каждого заведения.

Не забудьте обратить внимание на то, умеет ли программа автоматизации взаимодействовать с госсистемами и другим товароучётом. Это позволит автоматически отправлять кассовые операции в налоговую, Честный знак, а для сдачи внешней отчётности можно будет загружать данные в 1С. Также современные системы автоматизации должны упрощать работу заведения с ЕГАИС. Обратите внимание есть ли возможность приёмки и проверки марок прямо на кассе, существует ли упрощенное перемещение алкоголя, а также его возврат и списание. Помимо основных процессов работы с алкоголем преимуществом будут наглядные отчёты , например, "отчёт по вскрытым тарам" и "отчёт об остатках". А самым важным пунктом является формирование алкогольных деклараций. Каждый бухгалтер знает, какая это кропотливая и ответственная работа, поэтому стоит сделать выбор в пользу той автоматизации, где она формируется автоматически.

Таким образом система автоматизации позволит избежать влияния человеческого фактора, ускорить работу бухгалтера и наладить точный учёт заведения.

Сразу выясните доступны ли в программе развёрнутые отчёты для управления торговлей в кафе и поиска точек роста. Выбирайте ту , которая позволит собирать и отслеживать реальные данные по бизнесу в онлайн режиме. Без контроля показателей шансов на длительное и успешное существование заведения становится гораздо меньше.

Для планирования вам может пригодиться прогноз продаж, ABC-анализ для корректировки меню, отчёты по закупкам, управлению ассортиментом, контролю себестоимости и многие другие. Плюсом также будет модуль для формирования удобных OLAP-отчётов по заданным вами параметрам. А в финансах вам пригодятся отчеты: о прибылях и убытках, движении денежных средств и балансе предприятия.

А для того, чтобы контролировать действия персонала ресторана и моментально отслеживать опасные операции, вам необходимо уточнить, фиксируются эти данные и есть ли возможность уведомлять о подозрительных процессах руководство. Так вы сможете моментально получать сообщения, например об удалении отпечатанного блюда в программе, а также просматривать фрагменты видеонаблюдения, если оно подключено.

Позаботьтесь и об автоматических программах мотивации для сотрудников вашего ресторана. Выбирайте софт с максимальной возможностью автоматизации расчета зарплаты, так сотрудники смогут отслеживать результаты своей работы из личного кабинета и даже соревноваться по ним с коллегами в реальном времени. Некоторые системы позволяют назначать динамический % от продаж, дополнительное вознаграждение за продажу целевых позиций, расширение среднего чека и пр.

Важно, чтобы в системе автоматизации можно было назначать роли персонала. Так сотрудник будет обладать определёнными правами доступа в программе, например, официант не сможет назначать свободные скидки или самостоятельно удалять заказы. Такие решения помогают обезопасить бизнес от частого совершения опасных операций и возможных хищений.

Не забудьте обратить внимание на то, как происходит авторизация. Авторизация с помощью биометрии позволит чётко фиксировать явки сотрудников и избегать злоупотреблений в коллективе, в том время как обычная карта или пин-код не даёт 100% безопасности.

В работе со складом и поставщиками ресторанам важно отслеживать остатки и сроки годности, поддерживать обеспечение точек, а также контролировать закупочные цены и своевременное оформление заказов у поставщиков. Делать эти процедуры вручную достаточно сложно, поэтому часто случаются ситуации, когда необходимо прибегать к закупкам по завышенным ценам или списанию большой партии продуктов.

При выборе автоматизации для кафе или ресторана советуем обратить внимание на ту, которая позволяет формировать автоматические заказы поставщикам на основе прогноза продаж. Такая система позволит контролировать себестоимость, оповестит об изменении цен, а также позволит избегать списаний благодаря контролю складских запасов.

Так вы всегда будете в курсе минимальных остатков, исключите многочисленные стоп-листы, сможете контролировать себестоимость и в целом поддерживать оборачиваемость склада в ресторане.

Современная автоматизация ресторанов позволяет повысить эффективность и забыть о бланках инвентаризации и двойной работе по переносу данных из одной программы в другую. Обратите внимание на ту, которая позволяет проводить инвентаризацию с любого устройства, в том числе с мобильного.

Удобной для вас также будет возможность настройки инвентаризации по графику: где, когда и какие товары необходимо посчитать, а также чтобы система сама заранее оповещала об этом ответственного сотрудника. Так он просто посчитает количество продуктов, внесёт его на мобильном устройстве, после чего данные сразу попадут бухгалтеру для проводки документов.

Часто разработчики софта ограничиваются функционалом кассы, управлением кухни, финансами и складом. Но без грамотного маркетинга и лояльности сложно повысить посещаемость кафе или ресторана.

Рекомендуем выбирать те системы, которые предусматривают сбор базы данных и работу с ней. Так вы всегда будете знать, какие гости посещают заведение и сколько они тратят. Благодаря полученным контактам вы сможете осуществлять общие или персональные рассылки с интересными акциями и предложениями.

Максимально выгодным решением будет выбрать систему, которая позволяет развернуть готовый сайт и мобильное приложение на собственной платформе. Это позволит "захватить" ещё больше клиентов с помощью push-уведомлений и существенно сэкономить деньги на сторонних разработках.

1. Если вы только открываете ресторан, вам потребуется схема прокладки коммуникаций при составлении инженерных планов.

2.Учитывайте расположение оборудования на основе рабочих мест.

3. Выбирайте программу, которая собирает максимум информации в одном окне и имеет гибкие возможности настройки отчетов, а также легко передает данные в госсистемы.

4. Учитывайте возможность подключения к сторонним приложениям и сайтам.

5. Обратите внимание на то, какие оповещения можно настроить для работы персонала и предоставления отчетов руководству.

6. Будьте готовы к тому, что не все сотрудники поддержат идею внедрения автоматизации, так как система повышает контроль и ей нужно обучаться.