Инвентаризация в iiko

1. iiko office — офисная часть программы iiko, в которой формируются стандартные документы инвентаризации на компьютере или ноутбуке. В этом случае инвентаризации чаще всего проводятся на бумаге. В процессе фиксируются остатки, затем бухгалтер вручную переносит данные в систему, после чего отмечаются расхождения. Подобный вариант неэффективен в плане трудозатрат, особенно на больших складах и в сетях общепита.

2. iiko front или экран шеф-повара — инвентаризация на кассовом POS-терминале с помощью весов и сканера. Этот вид инвентаризации достаточно популярен в баре. К кассовой части программы подключаются весы и сканер, а сотрудникам остаётся только отсканировать и взвесить товар. iiko вычитает вес тары при учёте напитков. В итоге документ инвентаризации формируется практически в автоматическом режиме.

3. iiko web (айко веб) — это наиболее продвинутый вид инвентаризации, при котором процесс подсчёта можно проводить прямо с мобильного телефона или планшета. Такая инвентаризация настраивается по расписанию и отправляется ответственным сотрудникам в автоматическом режиме. Учёт позиций можно вести для товаров, заготовок и готовых блюд. Также можно создавать инвентаризации в ручном режиме. Это позволит исключить позиции, по которым не было движения, и их не нужно будет пересчитывать повторно. Важным плюсом является то, что данные сразу попадают бухгалтеру, благодаря чему ускоряется получение результатов.

Варианты инвентаризации с помощью терминала и функционала iikoWeb — самые современные способы, которые имеют множество плюсов:

- увеличение скорости инвентаризации;
- увеличение скорости обработки документов;
- снижение ошибок из-за человеческого фактора;
- повышение контроля за складом и персоналом;
- экономия на бумаге (бережём природу).

В целом переход на электронный документооборот экономит время на вводе первичной документации в систему, в айко этот функционал доступен благодаря модулю электронного документооборота между поставщиками и контрагентами SwapDog.

Обычно процедуру инвентаризации проводят раз в месяц, а иногда и реже. Но стоит учесть, что с регулярными инвентаризациями вы сможете сократить стоп-листы, оптимизировать складские запасы и вовремя отслеживать нехватку или переизбыток товара. При оптимизации переизбытка вы сможете высвободить денежные средства, замороженные на складе, которые можно направить на развитие бизнеса. А исключение стоп-листов поможет повысить выручку от продаж.

Используют разные графики проведения инвентаризаций:
- ежедневные;
- еженедельные;
- ежемесячные;
- при пересменке сотрудников;
- внеплановые.

Настройка расписания инвентаризаций в iikoWeb

Конечно, сложно представить себе ежедневное проведение инвентаризаций, так как это трудозатратно, особенно когда достаточно много позиций на складе. В этом случае помогает функционал iiko web с инвентаризацией на телефоне. Здесь есть возможность создавать документы в iiko front или на кухонном экране шеф-повара.

- С внеплановыми инвентаризациями всё предельно просто — их делают для профилактики и выявления возможных махинаций.

- Еженедельные инвентаризации подходят тем, у кого нет системы автоматизации. Это не занимает много времени, проще контролировать процесс.

- А ежемесячные проводятся в том случае, когда нет времени на оперативное планирование и регулярный контроль. В этом случае появляются стоп-листы, избыточные складские запасы, а также часто встречаются различные махинации со стороны сотрудников.

Для упрощения проведения инвентаризации iiko позволяет разделить заведение на зоны хранения. Зоны хранения можно разделить удобным способом, например:

- барная стойка;
- склад бара;
- склад хранения пива;
- склад кухни;
- холодный цех;
- горячий цех;
- зона сушиста;
- зона пиццмейкера;
- стол номер 8, находящийся у левого угла с правой стороны на втором этаже склада с овощами.

На каждую зону хранения вы можете назначить расписание проведения инвентаризаций и ответственного сотрудника, который сможет быстро и просто пересчитать товар с помощью мобильного, а данные о результатах сразу поступят бухгалтеру в iikoWeb.

Расписание инвентаризации

Зоны хранения

Если нужно привязать инвентаризации определённых позиций к дням недели, можно использовать заранее настроенные списки товаров. Например, известно, что спрос на рыбу по средам и четвергам всегда выше, чем в другие дни, и её наличие нужно контролировать, чтобы не было стоп-листа.

Для ответственного сотрудника назначается право доступа "на проведение инвентаризации".

Часто задаваемый вопрос по данному типу инвентаризации:"А видит ли человек реальные остатки при проведении?" Отвечаем. "Нет. Ответственный сотрудник только вносит текущие остатки по списку в телефон или планшет."

Также при необходимости менеджеру можно настроить следующие права доступа:

- Отправка инвентаризации и назначение пользователей.
- Проведение инвентаризации.
- Просмотр остатков на складе (в этом случае, конечно, остатки будут видны).