Как защититься от воровства в общепите

Известно, что в общепите много способов воровства, и каждый раз сотрудники придумывают всё новые схемы. Искоренить злоупотребления крайне сложно, но минимизировать убытки всё же возможно.В первую очередь вам нужно понять, почему люди воруют именно у вас? Основываясь на многолетней практике и обсудив эту проблему с ресторанными экспертами, мы выяснили пул причин, из-за которых люди чаще всего прибегают к воровству в общепите.

Низкая зарплата

Сотрудники пытаются компенсировать свой маленький доход и всегда находят, как это сделать из-под полы

1

Отсутствие контроля

3

Управляющий и линейный персонал предоставлены сами себе, нет контроля

4

Ощущение безнаказанности

Персонал считает, что за проступками не последует наказание, что ему будет трудно найти замену

5

низкий уровень корпоративной ответственности

Одной из причин воровства может послужить низкий уровень ENPS*

• Employee Net Promoter Score — уровень лояльности вашего персонала к вам, как к работодателю, вовлечённость персонала в развитие вашего заведения и готовность рекомендовать вас своему окружению. Если уровень низкий, то это неизбежно приведёт к воровству в заведении.
  
  

Понимая причины воровства в общепите и работая над их исправлением, вы уже сможете сократить количество злоупотреблений. Тем не менее контроль за работой сотрудников никто не отменял. И для того, чтобы минимизировать воровство, необходимо использовать максимум ресурсов. Так, чем быстрее вы раскроете схему воровства, тем меньше денег потеряет заведение.

2

Отсутствие системы мотивации

Персонал не видит перспективы, как можно увеличить свой заработок законным путём

2

Установка системы видеонаблюдения. Даже само понимание, что за вами наблюдают, снижает желание персонала воровать. Также фиксация, происходящего в заведении может помочь в спорных ситуациях как с персоналом, так и с гостями.

Проведение внеплановых и частичных инвентаризаций. Эти процессы позволяют не только контролировать фактические остатки, но и выявлять воровство, связанное с хищением продуктов, подменой позиций и другими махинациями с товаром и заготовками.

3

Внешний аудит позволяет не только выявлять точечные факты краж, но и моменты, когда ряд ваших сотрудников в сговоре. Непредвзятый взгляд со стороны очень часто открывает "тёмные" стороны вашего заведения. Даже если вы уверены, что у вас не "замыленный" взгляд.

4

Прямая связь с руководством заведения. Возможность связаться с руководителем эффективно влияет на снижение хищений в общепите. Та же надпись "Если вам не выдали чек, позвоните по телефону" уже исключает большинство махинаций с кассовыми чеками.

5

Контроль договоров и отслеживание денежных средств. Работа с поставщиками и обслуживающими компаниями всегда должна быть на контроле. Всегда отслеживайте платежи, наличные, счета и статьи расходов в онлайн-режиме.

6

1

Внедрение системы автоматизации. Всем понятно, что обмануть систему куда сложнее, чем человека. Автоматизация позволяет максимально сократить влияние человеческого фактора, а также избавит заведение от фиксаций операций на бумаге и десятков таблиц с отчётами.

К сожалению, даже используя видеонаблюдение, контролируя движение денежных средств и повышая уровень ENPS, вы не исключите все возможные кражи в ресторане. Рассмотрим самые встречающиеся из них.

Линейный персонал:

3

Возврат закрытого чека или проводка по одному чеку несколько раз

Махинации со скидочными картами. У гостя не оказалось карты? Тогда все бонусы можно начислить себе

4

Подмена блюда или напитка. Так, например, пробивается менее дорогая позиция, а разница кладётся в карман

5

Исправление технологических карт и урезание порций. Гость не носит с собой весы, поэтому легко не доложить 20-50 грамм

6

Списание товаров на свои нужды. Иногда случается, что килограмм говядины, который был "списан" унёс повар

7

шеф-повар

управляющий

уборщица

управляющий

официант

повар

бухгалтер

любой сотрудника

Самая частая причина воровства в общепите — неверное предоставление прав доступа в системе автоматизации. Когда официанты могут самостоятельно удалять позиции, менять пречеки, видеть фактические остатки или даже имеют права администратора в учётных системах. Из этого и открываются безграничные возможности к тем или иным махинациям.

1

Обслуживание гостей без чека. Не было чека — не было и гостя. А это значит, что наличные можно положить себе в карман

2

По негласной статистике при воровстве управленцев заведение теряет до 24% потенциальной прибыли в месяц и до 17% при регулярных злоупотреблениях со стороны линейного персонала. Не трудно подсчитать, что в целом общепит лишает себя до 41% выручки.

Но самым опасным и убыточным является тот факт, когда злоумышленники работают в команде:

А также проведение скидки когда гость уже ушёл, продажа гостю служебного питания, присвоение денежных излишек по закрытию смены, перенос открытых заказов из смены в смену и многое другое.

Схемы воровства: бэк-офис

2

Бухгалтер проводит "левые" приходные накладные, чтобы скрыть недостачу, правит документы задним числом

Редактируются явки персонала, оформляются "мёртвые души" с целью получения зарплаты

3

Сотрудники проводят скидки до 90% для себя или родственников.

1

Как выявить "мертвые души в заведении?" Это не так сложно, если у вас есть учётная система. Если мы видим, что в заведении периодически выходит на смену тот или иной сотрудник, но при этом он не пробивает чеки — это явный признак того, что его стоит внимательно изучить.

OLAP — отчёт по покупкам гостей, всегда покажет накапливает ли сотрудник кешбэк для себя и не приобретает ли он блюдо от своего имени с дальнейшей реализацией гостям.

Частичная инвентаризация позволит показать все махинации с продуктами и заготовками. Нередко встречались случаи, например, когда сотрудник на постоянной основе не доливал гостям газированные напитки, а в дальнейшем остатки продавал на Авито.

Ещё один распространенный случай — это открытие смены за своего друга, которого на работе в данный момент времени даже не было. Так по факту работал один человек, а платилось двум.

Бывают случаи, когда бухгалтер проводит накладные на поставку продуктов через своё подставное ИП.

Заведение общепита располагают тремя основными активами: 1. оборудование, мебель и предметы декора; 2. наличные денежные средства; 3. Продукты питания, алкоголь. А мы расскажем о перечне инструментов, которые направлены на их охрану и защиту ваших интересов.

1. Оборудование, мебель и предметы интерьера. Разделите весь коллектив на подразделения и назначьте в каждом ответственное лицо. Заключите договора о материальной ответственности со всеми лицами, включая тех, кто официально не трудоустроен.

2. Наличные денежные средства. Включение в договор с сотрудниками, у которых есть имеется доступ к наличным, положение об обязанности сохранности, контролю за их оборотом, а также включение обязанности по отправке ежедневного отчёта о движении денежных средств.

3. Продукты питания и алкоголь. Можно использовать вышеперечисленные инструменты, а также определить круг лиц, которые могут осуществлять приёмку продуктов питания, алкоголя и пр от поставщиков, с указанием на то, что на них лежит ответственность за сохранность.

Дополнительным эффективным инструментом является разработка положения об инвентаризации и её регулярное проведение. Важно ознакомить с его содержанием всех сотрудников, что сведет к минимуму предъявления претензий в отношении процесса инвентаризации и её результатов.

А при внедрении видеонаблюдения необходимо оповестить об этом каждого сотрудника. Эффективным с правовой точки зрения будет заключение соглашения о согласии на производство видеонаблюдения. В ином случае видеонаблюдение могут не признать в качестве надлежащих доказательств.