Как ресторану выявить опасные операции в iiko

К сожалению, рестораторы периодически сталкиваются с тем, что некоторые сотрудники не соблюдают установленные в заведении правила, а другие и вовсе намеренно совершают действия, которые приводят к снижению прибыли ресторана. В этой статье вы узнаете, как выявить и предотвратить злоупотребления персонала правами доступа к системе.

С помощью iiko можно отследить все запрещённые действия, которые в программе называются опасными операциями. К ним могут относиться как операции в iikoFront, то есть на терминале официантов и администраторов (отмена пречека, добавление скидки, замена блюд и т.д.), так и операции в iikoBackOffice, совершаемые бухгалтерами и другими сотрудниками, кто имеет доступ к изменению техкарт и номенклатуры в офисной части программы и т.д.

Разберёмся, какие опасные операции iiko встречаются чаще всего и как их вовремя обнаружить.

К самым популярным опасным операциям относятся:

1. отмена пречека;
2. удаление отпечатанного блюда;
3. удаление или добавление скидки;
4. удаление чека (сторнирование);
5. удаление внешней оплаты (с сайта).

В большинстве случаев отдельное действие, например, по отмене пречека или добавлению скидки нельзя считать опасной операцией, так как это рядовое событие, которое может происходить в ресторане без злоупотреблений правами и злого умысла. То есть не всегда отдельное событие может служить причиной подозрения своих сотрудников.

Опасной операцией считается последовательная комбинация действий, которая может нанести ущерб ресторану или привести к снижению прибыли.

Рассмотрим несколько примеров опасных кассовых операций.

Первый вариант опасной операции:

1. приняли заказ;
2. выдали гостю пречек;
3. отменили пречек;
4. добавили скидку в заказ.

Эту совокупность событий можно назвать опасной операцией, потому что в действительности это может быть следующей схемой воровства:

1. гостю отдали пречек (1 000 руб.);
2. он оплатил заказ наличными;
3. официант отменил пречек;
4. добавил скидку (200 руб.);
5. официант положил 800 руб. в кассу, 200 руб. забрал себе.

Второй вариант опасной операции:

1. приняли заказ;
2. пробили пречек;
3. отменили пречек;
4. перенесли позицию в другой заказ;
5. выдали гостю пречек.

Такая последовательность операций может свидетельствовать об уменьшении стоимости заказа и о том, что часть денег официанты забрали себе.

Опасная операция в офисной части iiko может произойти в результате сговора бухгалтера и повара. Так, например, бухгалтер может скрыть воровство повара с помощью проведения актов переработки или списаний задним числом после инвентаризации.

Также при просмотре опасных операций в iiko рекомендуем отслеживать изменения в техкарте, чтобы вовремя обнаружить факт хищения продуктов. Особенно обратите внимание на изменения техкарты после утверждения рецепта.

Подобных вариантов может быть очень много, при этом выявление опасных операций требует особой внимательности и сопоставления потенциальных схем со спецификой вашего ресторана. Например, если вы знаете, что в ресторане были случаи, когда заказ удалялся без списания, потому что гости отказывались от него, то вряд ли редкое повторение таких случаев указывает на злоупотребления персонала. Если же такие случаи происходят у одного и того же сотрудника, то всё же стоит заострить на этом внимание.

При работе с персоналом права доступа в айко рекомендуется настраивать в первую очередь. Они позволяют не только распределять зоны ответственности между сотрудниками, но и закрывать доступ к действиям, которые тот или иной сотрудник не должен совершать. Например, вы можете разрешить принимать кассовые смены только ответственному сотруднику — администратору, просматривать типы оплат — бухгалтеру и т.д.

Если всё-таки не удалось своевременно предотвратить запрещённые действия в системе, то с помощью iiko вы можете выявить опасные операции в разрезе определённого периода, сотрудника, места её совершения и т.д. Для этого в системе существуют специальные инструменты. Ниже расскажем о них подробнее.

Отчёт об опасных операциях вне зависимости от типа операции (на кассе или в офисной части программы) просматривается в iikoOffice и может автоматически печататься при закрытии кассовой смены.

Часто нужно анализировать не отдельную опасную операцию, а её последовательность с другими событиями. Это можно сделать в iikoBackOffice через журнал событий iiko. Он хранит информацию за последние 3 месяца.

Сначала выбираются:

1. Дата событий

2. Тип событий:

• важность событий (высокая, средняя, низкая)
• тип событий

Если вы хотите посмотреть что-то конкретное через журнал событий в айко, необязательно акцентировать внимание на важности событий, можно выбрать конкретный пункт из списка. Если вы хотите посмотреть просто последовательность действий, то можно выбрать все события. Так вы сможете вывести для себя общую картину происходящего, а потом можно её детализировать и применить фильтр к конкретному событию.

3. Дополнительные фильтры нужны для просмотра конкретного номера заказа, кассовой смены или терминала, на котором можно посмотреть, что делал определённый сотрудник. Чаще всего используется параметр просмотра по номеру заказа.

4. Нажмите кнопку «Показать события».

Появится таблица, в которой будут заполнены столбцы в зависимости от типа событий (фронт или бэк офис). Столбцы можно добавлять и убирать, нажимая правой кнопкой мыши на их названия. Также их можно менять местами или перенести наверх для группировки данных, например, по номеру смены. Также есть поиск по таблице. Помимо этого можно поставить фильтр на конкретный столбец.

Вы можете сохранить все фильтры для регулярного просмотра отчёта через журнал событий в айко именно в таком формате. Это можно сделать наверху через кнопку «действия» — «добавить». Пропишите название отчёта и отметьте галочками фильтры, которые вам нужно сохранить.