Автоматизация ресторанов
и магазинов по РФ

Управленческий учёт в ресторане и кафе -
какие отчёты существуют и для чего они нужны

Управленческий учёт ресторана и кафе

Отчёты продаж ресторана и кафе

Склад и закупки ресторана и кафе

Рабочее время персонала и заработная плата

Отчёты производительности ресторана

Маркетинговые отчёты ресторана и кафе

Сводная финансовая отчётность по предприятию

Плюсы автоматизации управленческого учёта

Управленческая отчётность - чем помогает бизнесу и что в себя включает

Учёт в ресторане - это один из главных инструментов анализа и контроля бизнеса. От того, насколько правильно и четко он будет настроен, зависит скорость и качество принятых решений.

Для начала стоит разобраться, чем он отличается от бухгалтерского.

Управленческий нужен собственнику - ведь он позволяет своевременно мониторить и контролировать показатели, а также оперативно решать задачи на основании полученных данных.

Бухгалтерский нужен для выполнения обязательств перед надзорными органами. Ведь государство контролирует то, насколько соблюдаются требования закона и все ли отчёты отправляются в срок.

Так как бухгалтерский учёт является обязательным для любой организации, а управленческий нет, то многие владельцы не знают зачем он нужен или просто пренебрегают им. А зря: он показывает руководителям полную картину происходящего и дает возможность принимать грамотные управленческие решения.

Следовательно, вопрос ведения управленческого учёта для успешной организации бизнеса очень важен и актуален, поэтому в данной статье расскажем именно о нем.

Учёт продаж

Содержит информацию о выручке от реализации различных позиций и позволяет предпринимать действия для увеличения прибыли и уменьшения издержек. Он помогает понимать потребности клиентов и выявлять слабые места в меню.

В продажах можно контролировать следующие показатели:

Доход в разрезе позиций в меню - открывает общую картину того, что и в каком количестве продается и какую прибыль приносит. Очень важно для анализа понимать маржинальность каждого продукта (товара). Ведь можно выстроить бизнес-план, по которому будет важно продавать много низкомаржинальных позиций или меньше блюд, но с высокой маржой, а на выходе получить одинаковый финансовый результат. Можно использовать разные методы для анализа меню. Если рассматривать вариант анализа в iiko, то здесь применяется ABC-анализ.

ABC-анализ в iiko

Общий объем продаж - обладает информацией всей динамики продаж и показывает общую производительность и результаты продаж за период. При сравнительном анализе данная метрика играет важную роль, например, внутри какого-либо ресторана (кафе) месяц к месяцу или год к году, а также между разными точками одной сети. Общий объем продаж включается в отчёт по продажам, где находятся точные сведения о суммах продаж по категориям товаров и блюд, о продажах отдельно по каждому сотруднику, о количестве заказов. Например, в системе iiko эти данные можно вывести за определенный период, выгрузить детальную информацию по дням, выбрать склад и типы документов. Еще в iiko можно применять OLAP-отчёты. Они отличаются от обычных тем, что можно самому определить необходимые параметры, которые дадут нужные сведения. Например, о популярных позициях из меню, суммах выручки, продуктивной работе персонала, расходе товаров и других.

Средний чек - это усреднённая сумма денег, которую клиенты потратили за посещение. Он может разделяться: на столик/гостя/доставку/первый заказ. Информация, которая содержится в среднем чеке дает возможность понять предлагают ли официанты гостям дополнить заказ различными позициями из меню. Для того, чтобы достигать большей продуктивности в работе важно знать количество клиентов и сумму, которую они тратят - средний чек помогает в этом вопросе. На основании данных среднего чека можно понять насколько интересно составлено меню и где стоит его доработать.
Доход на посадочное место в час - этот показатель помогает эффективнее распределять заполняемость зала, оптимизировать рассадку. Чем выше значение данного показателя, тем больше можно заработать на заданной вместимости, а значит увеличить чек и доход в целом.

OLAP-отчёт по продажам iiko

Мы имеем высший партнёрский статус iiko

Подробнее о программе iiko

Курсы обучения iiko:

Учёт склада и закупок

Нужен для того, чтобы в любой момент времени знать где находится товар, сколько он стоит и когда нужно делать закупки.

Первым делом, для ведения склада необходимо записать на бумаге калькуляцию блюд или сразу внести в программу номенклатуру: товары(сырье), заготовки, блюда, модификаторы, услуги. Бывает простой учёт, при котором сотрудник фиксирует на бумаге или в программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. Здесь ведется только фиксация продаж блюд и себестоимости без списания расходов товаров. В настоящее время бумажными носителями пользуются всё реже. Уже на этапе открытия, зачастую, используют системы, обслуживание которых сразу закладывается в обязательные расходы. Простой учёт ведется, например, на смарт-терминалах или недорогих программах. Но по мере роста объемов товародвижения и количества точек этого становится недостаточно и тут уже начинают применять профессиональные системы со всеми основными документами товародвижения. Здесь уже подключается продвинутый учёт - где кроме всей номенклатуры в программу забиваются ТТК-технико-технологические карты по заготовкам и блюдам, а также происходит автоматический расчёт и списание товаров.

Простого учёта будет достаточно, например, для одной точки обслуживания кофе на вынос. Ресторанам или кафе изначально нужна система с профессиональным учётом. Поэтому удобнее сразу подобрать более продвинутую систему. Ведь переход с одной системы на другую обычно вызывает сложности, но по мере роста он неизбежен, так как простого функционала не хватает.

В ведении склада большую роль играет правильный расчёт себестоимости. Он позволяет контролировать выполнение планов, помогает оценивать эффективность использования ресурсов, рентабельность бизнеса.

Возможно применение различных методов расчёта себестоимости товаров:

FIFO (ФИФО) - "первый пришел - первый ушел" позволяет использовать продукты пока они еще свежие, минимизируя тем самым убытки в виде порчи. Себестоимость ингредиентов блюда рассчитываются по цене остатков самого старого поступления.
LIFO (ЛИФО) - продукты, поступившие на склад последними, выбывают в начале.
Средневзвешенная скользящая себестоимость (ССС) - себестоимость продукции по всем операциям прихода на системную дату. Рассчитывается как отношение общей себестоимости запасов данной позиции к их количеству. Этот метод используется в iiko.

Технологические карты в iiko

Приходная накладная

документ, который поставщик выдает покупателю при отгрузке товаров. К сведению, система iiko дает возможность указывать товары как по внутренней номенклатуре, так и по номенклатуре поставщиков. Это удобно при работе нескольких бухгалтеров-калькуляторов. Любая система сможет сама пересчитывать упаковки в любые единицы измерения: литры, штуки и другие.

Акт списания

используется при списывании продуктов со склада. Причины списаний разные, среди них: представительские расходы, порча продукции, комплименты гостям, проработки новых блюд.

Внутреннее перемещение

документ, позволяющий осуществить переход товаров из одного ресторана (кафе) сети в другой или со склада на склад в пределах одного заведения. Например, лимоны используются не только на кухне, поэтому если они нужны в баре, то оформляется акт.

Акт переработки

фиксирует факт приготовления одного вида продукции из другого, то есть списание со склада исходных материалов и оприходование конечного продукта. Если не зафиксировать в системе какой товар переработали в другой товар, то при проведении инвентаризации возникнет пересортица. Стоит помнить и учитывать, что если произошла переработка дорогого товара на дешевый, то это скажется на себестоимости блюд. При каждом разборе благодаря акту можно вести контроль себестоимости всех ингредиентов. В случае, если количество частей, которые поступают в отходы будет превышено, то владельцу нужно будет понимать как это минимизировать: либо ужесточить контроль своего персонала, либо осуществлять закупки в другом месте.

Акт приготовления

Акт приготовления - документ, благодаря которому фиксируется готовность той или иной позиции. При проведении акта выполняется списание входящих в их состав ингредиентов.

Акт реализации

составляется ежедневно и, зачастую, формируется автоматически на основании кассовых чеков, абонементов, талонов, накладных и других документов.

Инвентаризация

документ, который позволяет вести подсчёт фактических средств и сравнение результата с данными в отчётах бухгалтерии. Инвентаризация завершает каждый цикл складского учёта и показывает все излишки и недостачи

Плановая инвентаризация проводится обычно раз в месяц, но может быть и чаще. Ведь многие продукты имеют "короткий" срок годности, также важно следить за пересортицей и полуфабрикатами. Если редко проводить инвентаризацию, то возникнут крупные ошибки, на исправление которых уйдет много времени. Внеплановые инвентаризации проводят без предупреждения, что помогает бороться с хищениями. В идеале при увольнении кого-либо из персонала нужно проводить инвентаризацию. Ведь если сотрудник не работает несколько месяцев, а подсчитать решили только сейчас и обнаружили недостачу, то может возникнуть ситуация, что ответственность могут понести непричастные. Также инвентаризацию проводят при смене сотрудников, ответственных за сохранность продуктов и расходных материалов, чтобы зафиксировать фактические остатки на день приемки — при передаче дел.

Результаты инвентаризации бывают следующие:

Инвентаризация отнимает много времени и требует излишней внимательности при подсчёте каждой позиции. Автоматизация данного процесса позволяет получить результат гораздо быстрее.

При ведении склада и закупок необходимо обращать внимание на следующие показатели:

Food Cost - выражается в процентах и исчисляется на основании себестоимости ингредиентов относительно выручки с продаж. Контроль фудкоста способствует установлению цены, привлекательной для гостей и рентабельной для предприятия.
Отклонения в себестоимости - содержит информацию о том, насколько фактическая стоимость продуктов отличается от запланированной стоимости. Контроль данных отклонений помогает точнее ставить прогнозы по закупочным ценам и быть готовыми к возможным изменениям затрат в дальнейшем.
Потери продуктов - дает понять сколько продуктов было закуплено и какая часть из них пришла в негодность. Владеть этой информацией важно, чтобы вовремя реагировать и минимизировать убытки.
Валовая прибыль - разница между общей выручкой заведения и себестоимостью продуктов, выражаемая суммой денег, которая есть в наличии для оплаты накладных расходов и оплаты труда. Чтобы всегда была возможность покрывать минимальные затраты и, в лучшем случае, приводить к необходимому количеству чистой прибыли - нужно устанавливать достаточно высокую целевую валовую прибыль.
Накладные расходы - это те, которые не включаются в себестоимость: оплата арендованных помещений или ипотеки, различные ремонты и другие. Контролирование расходов позволяет не уйти во внезапный минус при высоких продажах и кажущейся успешности и вовремя среагировать и оптимизировать определенные статьи затрат для повышения прибыльности.

Порядок — данные системы совпадают с результатами инвентаризации.

Недостача — товаров меньше, чем по системе.

Излишек — товаров больше, чем в системе.

Пересортица — недостаток одной позиции перекрывает излишек другой.

Отчёты по складу и закупкам:

Отчёт о запасах или остатках позволяет вести контроль за имеющимися остатками товаров на складе, а также показывает данные о расходах за определенный период и о возможном прогнозируемом расходе.

Остатки на складах в iiko

Отчёт о движении товаров содержит данные обо всех перемещениях товаров, которые поступили от поставщика за какой-либо период. Такая полная информация позволяет понять какие продукты нужно заказать поставщику и в каком количестве. Чтобы не закупить продукты по дорогой цене в отчёте можно отслеживать каждый раз закупочные цены, когда заведение закупает товар - ведь цены меняются ежедневно.

Ознакомиться с тарифами техподдержки iiko

Учёт рабочего времени и зарплат

Позволяет видеть весь список сотрудников с должностями, ставками, графиками работы. Если в программу вносятся все выходы и отсутствия работников, то автоматически заполняется табель рабочего времени, на основании которого и выводится зарплатная ведомость. Показатели для контроля и регулирования работы персонала:

Производительность труда сотрудника в пересчёте на час работы позволяет проверить правильно ли составлен график работы, если смотреть по загруженности. Если гостей мало, а работников больше, чем нужно, то вы поймете, что платите зарплату за бесполезное нахождение персонала на рабочем месте, а если меньше, то можно потерять лояльность гостей из-за низкой скорости обслуживания. Сумма продаж или количество чеков за час работы помогает проверить насколько правильно составлены выходы персонала в смену в определенное время.
Затраты на персонал (Labour Costs) - отражает долю выручки, которая тратится на содержание персонала. Кроме зарплаты сюда включается оплата премий, льгот, отпусков, переработок, аутстаффинг и все остальные расходы на содержание персонала.
Средний объем продаж на официанта - выявляет результативность работы персонала. Тем самым становится понятно какие сотрудники приносят наибольшую прибыль компании, а кто работает без энтузиазма. Также для выявления каких-либо нарушений со стороны работников используется отчёт об опасных операциях. Он помогает бороться с махинациями и воровством персонала. Если смотреть на примере iiko, то этот отчёт находится в разделе "Специальные отчёты". Он выводит информацию об удалении блюда из заказа со списанием или без списания, об отменах пречека и другие подобные операции.

Сводный отчёт о зарплате в iiko

Учёт производительности

Помогает оценить эффективность работы бизнеса. Показатели, которые нужно мониторить:

Заказов выполнено/заказов в работе - необходим для того, чтобы анализировать успешность работы: достаточно ли персонала на кухне, вовремя ли выполняются заказы.
Скорость доставки - дает возможность оценивать достаточность персонала и оперативность работы службы доставки на основании времени получения готового заказа клиентом. Также скорость доставки помогает владельцу выбрать оптимальную стратегию: самостоятельную доставку или через службы-агрегаторы.
Доля онлайн заказов в структуре продаж позволяет проанализировать насколько востребованы заказы через интернет и оценить результаты работы интернет-привлечения.
Скорость обслуживания - влияет на лояльность и число повторных визитов.

ЧИТАТЬ

Отчёты для управления доставкой еды в iiko

Маркетинговый учёт

Позволяет отслеживать информацию по всем действующим скидкам, дает возможность провести анализ и понять насколько актуальна и выгодна та или иная акция. Также показывает не пользуются ли скидками в своих интересах ваши сотрудники.

Показатели:

Уровень удержания клиентов

обеспечивает необходимый высокий уровень повторных посещений. Ведь гораздо выгоднее сохранять старых клиентов, чем тратить ресурсы на привлечение новых.

Участники лояльности

Количество новых участников программы лояльности или загрузок приложения. Даже минимальный процент (например 5%) возврата клиентов с помощью приложений или программ - может увеличить доход от 25% и выше.

Приверженность бренду и рейтинг

Приверженность клиентов бренду (NPS)/Показатель удовлетворенности клиента (CSI). NPS — показывает насколько гость желает порекомендовать заведение. CSI — показывает, насколько клиент удовлетворен последней оказанной услугой.

Средний онлайн-рейтинг - если у вас высокий рейтинг, то это привлечёт к вам больше новых клиентов с помощью рекомендаций.

Отмены бронирования

Процент неявок после бронирования или отмены бронирования - контроль этого показателя позволяет видеть, как влияют на доход простои забронированного места, особенно в пиковые часы.

Количество гостей показывает популярность заведения. Для статистики, прогнозирования выручки и понимания пиковых периодов данный показатель полезно отслеживать регулярно в разбивке по часам, а также будням и выходным.

Количество гостей

Оборачиваемость стола

Оборачиваемость стола - показатель, измеряющий средние продажи с каждого столика. Это важный фактор для оптимизации пропускной способности. Оборачиваемость стола будет разной для заведений разного типа, например фастфуд-сети или ресторана с обслуживанием официантами.

Рейтинг блюд

Рейтинг блюд - показатель, благодаря которому видно какие блюда приносят большую прибыль. В этом случае, с точки зрения маркетинга, на такие позиции нужно делать акцент и допродажи. А также показывает какие блюда вообще не пользуются спросом и, возможно, их стоит убрать из меню. В iiko для получения данной информации применяется ABC-анализ.

Эффективность акций

Эффективность маркетинговых акций позволяет понять насколько рационально используются затраты на маркетинг, какие инструменты лучше использовать в продвижении и как маркетинговая активность влияет на выручку.

Перейти в каталог лицензий и интеграций iiko

Сводная финансовая отчётность по предприятию

Отчёт о прибылях и убытках

Показывает выручку, себестоимость и все расходы за определенный период. Этот отчёт позволяет понять насколько окупаем проект.

Управленческий баланс

Выводит информацию о состоянии активов и пассивов на определенную дату. Дает директору понять - можно ли выводить прибыль и где находятся деньги.

Отчёт о движении денежных средств

Отражает фактические поступления, а также списания денежных средств в кассу или на счёт, фиксирует остатки на начало и конец периода. Это дает представление о платежеспособности на текущий момент по счетам и кредитам.

Смотри сейчас какие показатели продаж можно видеть онлайн

Смотреть онлайн-дашборд

Плюсы автоматизации управленческого учёта в ресторане, кафе

Управленческий учёт, а тем более автоматизированный, открывает возможности для оперативного решения задач, контроля и анализа различных сведений в режиме онлайн. Он предоставляет информацию о деятельности заведения, выявляя сильные и слабые звенья в бизнес-процессах, одновременно соблюдая требования законодательства - о маркировке, об онлайн-кассах и другие. Автоматизация позволяет сократить численность сотрудников благодаря уменьшению ручного труда. Это дает возможность сэкономить на выплате заработной платы, что повлечёт большую прибыль. Кроме того, регулярная оценка реальных показателей и состояния бизнеса позволяют повысить его результативность и открывают возможности для быстрого масштабирования от одной точки в целую сеть.