Автоматизация ресторанов
и магазинов по РФ
 

Управленческий учёт в ресторане или кафе, какие показатели существуют и для чего они нужны



Управленческий учёт - чем помогает бизнесу и что в себя включает

Учёт в ресторане - это один из главных инструментов анализа и контроля бизнеса. От того насколько правильно и четко он будет настроен зависит скорость и качество принятых решений.

Для начала стоит разобраться чем он отличается от бухгалтерского.

Управленческий нужен собственнику - ведь он позволяет своевременно мониторить и контролировать показатели, а также оперативно решать задачи на основании полученных данных.

Бухгалтерский нужен для выполнения обязательств перед надзорными органами. Ведь государство контролирует то, насколько соблюдаются требования закона, и все ли отчёты отправляются в срок.

Так как бухгалтерский учёт является обязательным для любой организации, а управленческий нет, то многие владельцы не знают зачем он нужен или просто пренебрегают им. А зря: он показывает руководителям полную картину происходящего и дает возможность принимать грамотные управленческие решения.

Следовательно, вопрос ведения управленческого учёта для успешной организации бизнеса очень важен и актуален, поэтому в данной статье расскажем именно о нем.

Учёт продаж

Содержит информацию о выручке от реализации различных позиций и позволяет предпринимать действия для увеличения прибыли и уменьшения издержек. Он помогает понимать потребности клиентов и выявлять слабые места в меню.

Учитывая продажи можно контролировать следующие показатели:

  • Доход в разрезе позиций в меню - открывает общую картину того что и в каком количестве продается и какую прибыль приносит. Очень важно для анализа понимать маржинальность каждого продукта (товара). Ведь можно выстроить бизнес-план, по которому будет важно продавать много низкомаржинальных позиций или меньше блюд, но с высокой маржей, а на выходе получить одинаковый финансовый результат. Можно использовать разные методы для анализа меню. Если рассматривать вариант анализа в iiko, то здесь применяется ABC-анализ.
ABC-анализ в iiko
ABC-анализ в iiko
  • Общий объем продаж - обладает информацией всей динамики продаж и показывает общую производительность и результаты продаж за период. При сравнительном анализе данная метрика играет важную роль, например, внутри какого-либо ресторана (кафе) месяц к месяцу или год к году, а также между разными точками одной сети. Общий объем продаж включается в отчёт по продажам, где находятся точные сведения о суммах продаж по категориям товаров и блюд, о продажах отдельно по каждому сотруднику, о количестве заказов. Например, в системе iiko этот отчёт можно вывести за определенный период, выгрузить детальную информацию по дням, выбрать склад и типы документов. Еще можно применять в iiko OLAP-отчёт по продажам. Он отличается от обычного тем, что можно самому определить необходимые параметры, которые дадут нужные сведения. Например, о популярных позициях из меню, суммах выручки, продуктивной работе персонала, расходе товаров и других.
OLAP-отчёт по продажам iiko
  • Средний чек - это сумма денег, которую клиенты потратили за посещение. Он может разделяться: на столик/гостя/доставку/первый заказ. Информация, которая содержится в среднем чеке дает возможность понять предлагают ли официанты гостям дополнить заказ различными позициями из меню. Для того, чтобы достигать большей продуктивности в работе важно знать количество клиентов и сумму, которую они тратят - средний чек помогает в этом вопросе. На основании данных среднего чека можно понять насколько интересно составлено меню и где стоит его доработать.

  • Доход на посадочное место в час - этот показатель помогает эффективнее распределять заполняемость зала, оптимизировать рассадку. Чем выше значение данного показателя, тем больше можно заработать на заданной вместимости, а значит увеличить чек и доход в целом.
OLAP-отчёт по продажам iiko

Мы имеем высший партнёрский статус iiko


Курсы обучения iiko:


Учёт склада и закупок

Нужен для того, чтобы в любой момент времени знать где находится товар, сколько он стоит и когда нужно делать закупки.

Первым делом, для ведения склада необходимо записать на бумаге калькуляцию блюд или сразу внести в программу номенклатуру: товары(сырье), заготовки, блюда, модификаторы, услуги. Бывает простой учёт, при котором сотрудник фиксирует на бумаге или в программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. Здесь ведется только фиксация продаж блюд и себестоимости без списания расходов товаров. В настоящее время бумажными носителями пользуются всё реже. Уже на этапе открытия, зачастую, используют системы, обслуживание которых сразу закладывается в обязательные расходы. Простой учёт ведется, например, на смарт-терминалах или недорогих программах. Но по мере роста объемов товародвижения и количества точек этого становится недостаточно и тут уже начинают применять профессиональные системы со всеми основными документами товародвижения. Здесь уже подключается продвинутый учёт - где кроме всей номенклатуры в программу забиваются ТТК-технико-технологические карты по заготовкам и блюдам, а также происходит автоматический расчёт и списание товаров.
Технологические карты в iiko
Простого учёта будет достаточно, например, для одной точки обслуживания кофе на вынос. Ресторанам или кафе изначально нужна система с профессиональным учётом. Поэтому удобнее сразу подобрать более продвинутую систему. Ведь переход с одной системы на другую обычно вызывает сложности, но по мере роста он неизбежен, так как простого функционала не хватает.

В ведении учёта склада большую роль играет правильный расчёт себестоимости. Он позволяет контролировать выполнение планов, помогает оценивать эффективность использования ресурсов, рентабельности бизнеса.

Возможно применение различных методов расчёта себестоимости товаров:

  1. FIFO (ФИФО) - "первый пришел - первый ушел" позволяет использовать продукты пока они еще свежие, минимизируя тем самым убытки в виде порчи. Себестоимость ингредиентов блюда рассчитываются по цене остатков самого старого поступления.
  2. LIFO (ЛИФО) - продукты, поступившие на склад последними, выбывают в начале.
  3. Средневзвешенная скользящая себестоимость (ССС) - себестоимость продукции по всем операциям прихода на системную дату. Рассчитывается как отношение общей себестоимости запасов данной позиции к их количеству. Этот метод используется в iiko.
Технологические карты в iiko

Приходная накладная
  • документ, который поставщик выдает покупателю при отгрузке товаров. К сведению, система iiko дает возможность указывать товары как по внутренней номенклатуре, так и по номенклатуре поставщиков. Это удобно при работе нескольких бухгалтеров-калькуляторов. Любая система сможет сама пересчитывать упаковки в любые единицы измерения: литры, штуки и другие.
приходная накладная iiko
Акт списания
  • используется при списывании продуктов со склада. Причины списаний разные, среди них: представительские расходы, порча продукции, комплименты гостям, проработки новых блюд.
акт списания в iiko
Внутреннее перемещение
  • документ, позволяющий осуществить переход товаров из одного ресторана (кафе) сети в другой или со склада на склад в пределах одного заведения. Например, лимоны используются не только на кухне, поэтому если они нужны в баре, то оформляется акт.
внутреннее перемещение в iiko
Акт переработки
  • фиксирует факт приготовления одного вида продукции из другого, то есть списание со склада исходных материалов и оприходование конечного продукта. Если не зафиксировать в системе какой товар переработали в другой товар, то при проведении инвентаризации возникнет пересортица. Стоит помнить и учитывать, что если произошла переработка дорогого товара на дешевый, то это скажется на себестоимости блюд. При каждом разборе благодаря акту можно вести контроль себестоимости всех ингредиентов. В случае, если количество частей, которые поступают в отходы будет превышено, то владельцу нужно будет понимать как это минимизировать: либо ужесточить контроль своего персонала, либо осуществлять закупки в другом месте.
акт переработки в iiko
Акт приготовления
  • Акт приготовления - документ, благодаря которому фиксируется готовность той или иной позиции. При проведении акта выполняется списание входящих в их состав ингредиентов.
акт приготовления в iiko
Акт реализации
  • составляется ежедневно и, зачастую, формируется автоматически на основании кассовых чеков, абонементов, талонов, накладных и других документов.
акт реализации в iiko
Инвентаризация
  • документ, который позволяет вести подсчёт фактических средств и сравнение результата с данными в отчётах бухгалтерии. Инвентаризация завершает каждый цикл складского учёта и показывает все излишки и недостачи
инвентаризации в iiko
Плановая инвентаризация проводится обычно раз в месяц, но может быть и чаще. Ведь многие продукты имеют "короткий" срок годности, также важно следить за пересортицей и полуфабрикатами. Если редко проводить инвентаризацию, то возникнут крупные ошибки, на исправление которых уйдет много времени. Внеплановые инвентаризации проводят без предупреждения, что помогает бороться с хищениями. В идеале при увольнении кого-либо из персонала нужно проводить инвентаризацию. Ведь если сотрудник не работает несколько месяцев, а подсчитать решили только сейчас и обнаружили недостачу, то может возникнуть ситуация, что ответственность могут понести непричастные. Также инвентаризацию проводят при смене сотрудников, ответственных за сохранность продуктов и расходных материалов, чтобы зафиксировать фактические остатки на день приемки — при передаче дел.

Результаты инвентаризации бывают следующие:
Инвентаризация отнимает много времени и требует излишней внимательности при подсчёте каждой позиции. Автоматизация данного процесса позволяет получить результат гораздо быстрее.

При ведении учёта склада и закупок необходимо обращать внимание на следующие показатели:

  • Food Cost - выражается в процентах и исчисляется на основании себестоимости ингредиентов относительно выручки с продаж. Контроль фудкоста способствует установлению цены, привлекательной для гостей, и рентабельной для предприятия.
  • Отклонения в себестоимости - содержит информацию о том насколько фактическая стоимость продуктов отличается от запланированной стоимости. Контроль данных отклонений помогает точнее ставить прогнозы по закупочным ценам и быть готовыми к возможным изменениям затрат в дальнейшем.
  • Потери продуктов - дает понять сколько продуктов было закуплено и какая часть из них пришла в негодность. Владеть этой информацией важно, чтобы вовремя реагировать и минимизировать убытки.
  • Валовая прибыль - разница между общей выручкой заведения и себестоимостью продуктов, выражаемая суммой денег, которая есть в наличии для оплаты накладных расходов и оплаты труда. Чтобы всегда была возможность покрывать минимальные затраты и, в лучшем случае, приводить к необходимому количеству чистой прибыли - нужно устанавливать достаточно высокую целевую валовую прибыль .
  • Накладные расходы - это те, которые не включаются в себестоимость: оплата арендованных помещений или ипотеки, различные ремонты и другие. Контролирование расходов позволяет не уйти во внезапный минус при высоких продажах и кажущейся успешности и вовремя среагировать и оптимизировать определенные статьи затрат для повышения прибыльности.
Порядок — данные системы совпадают с результатами инвентаризации.
Недостача — товаров меньше, чем по системе.
Излишек — товаров больше, чем в системе.
Пересортица — недостаток одной позиции перекрывает излишек другой.
Отчёты по складу и закупкам:

  • Отчёт о запасах или остатках позволяет вести контроль за имеющимися остатками товаров на складе, а также показывает данные о расходах за определенный период и о возможном прогнозируемом расходе.
Остатки на складах в iiko
Остатки на складах в iiko
  • Отчёт о движении товаров содержит данные обо всех перемещениях товаров, которые поступили от поставщика за какой-либо период. Такая полная информация позволяет понять какие продукты нужно заказать поставщику и в каком количестве. Чтобы не закупить продукты по дорогой цене в отчёте можно отслеживать каждый раз закупочные цены, когда заведение закупает товар - ведь цены меняются ежедневно.


Учёт рабочего времени и зарплат

Пзволяет видеть весь список сотрудников с должностями, ставками, графиками работы. Если в программу вносятся все выходы и отсутствия работников, то автоматически заполняется табель рабочего времени, на основании которого и выводится зарплатная ведомость. Показатели для контроля и регулирования работы персонала:

  • Производительность труда сотрудника в пересчёте на час работы позволяет проверить правильно ли составлен график работы, если смотреть по загруженности. Если гостей мало, а работников больше, чем нужно, то вы поймете, что платите зарплату за бесполезное нахождение персонала на рабочем месте, а если меньше, то можно потерять лояльность гостей из-за низкой скорости обслуживания. Сумма продаж или количество чеков за час работы помогает проверить насколько правильно составлены выходы персонала в смену в определенное время.

  • Затраты на персонал (Labour Costs) - отражает долю выручки, которая тратится на содержание персонала. Кроме зарплаты сюда включается оплата премий, льгот, отпусков, переработок, аутстаффинг и все остальные расходы на содержание персонала.

  • Средний объем продаж на официанта - выявляет результативность работы персонала. Тем самым становится понятно какие сотрудники приносят наибольшую прибыль компании, а кто работает без энтузиазма. Также для выявления каких-либо нарушений со стороны работников используется отчёт об опасных операциях. Он помогает бороться с махинациями и воровством персонала. Если смотреть на примере iiko, то этот отчёт находится в разделе "Специальные отчёты". Он выводит информацию об удалении блюда из заказа со списанием или без списания, об отменах пречека и другие подобные операции.
Сводный отчёт о зарплате в iiko
Сводный отчёт о зарплате в iiko

Учёт производительности

Помогает оценить эффективность работы бизнеса. Показатели, которые нужно мониторить:

  • Заказов выполнено/заказов в работе - необходим для того, чтобы анализировать успешность работы: достаточно ли персонала на кухне, вовремя ли выполняются заказы.

  • Скорость доставки - дает возможность оценивать достаточность персонала и оперативность работы службы доставки на основании времени получения готового заказа клиентом. Также скорость доставки помогает владельцу выбрать оптимальную стратегию: самостоятельную доставку или через службы-агрегаторы.

  • Доля онлайн заказов в структуре продаж позволяет проанализировать насколько востребованы заказы через интернет и оценить результаты работы интернет-привлечения.

  • Скорость обслуживания - влияет на лояльность и число повторных визитов.
Отчёты для управления доставкой еды в iiko

Маркетинговый учёт

Позволяет отслеживать информацию по всем действующим скидкам, дает возможность провести анализ и понять насколько актуальна и выгодна та или иная акция. Также показывает не пользуются ли скидками в своих интересах ваши сотрудники.

Показатели:
Уровень удержания клиентов
  • обеспечивает необходимый высокий уровень повторных посещений. Ведь гораздо выгоднее сохранять старых клиентов, чем тратить ресурсы на привлечение новых.
Участники лояльности
  • Количество новых участников программы лояльности или загрузок приложения. Даже минимальный процент (например 5%) возврата клиентов с помощью приложений или программ - может увеличить доход от 25% и выше.
Приверженность бренду и рейтинг
  • Приверженность клиентов бренду (NPS)/Показатель удовлетворенности клиента (CSI). NPS — это показывает насколько гость желает порекомендовать заведение. CSI показывает, насколько клиент удовлетворен последней оказанной услугой.

  • Средний онлайн-рейтинг - если у вас высокий рейтинг, то это привлечёт к вам больше новых клиентов с помощью рекомендаций. Ведь гости в большинстве
Отмены бронирования
  • Процент неявок после бронирования или отмены бронирования - контроль этого показателя позволяет видеть как влияют на доход простои забронированного места особенно в пиковые часы.
  • Количество гостей показывает популярность заведения. Для статистики, прогнозирования выручки и понимания пиковых периодов данный показатель полезно отслеживать регулярно в разбивке по часам, а также будням и выходным
Количество гостей
Оборачиваемость стола
  • Оборачиваемость стола - показатель, измеряющий средние продажи с каждого столика. Это важный фактор для оптимизации пропускной способности. Оборачиваемость стола будет разной для заведений разного типа, например фастфуд-сети или ресторана с обслуживанием официантами.
Рейтинг блюд
  • Рейтинг блюд - показатель, благодаря которому видно какие блюда приносят большую прибыль. В этом случае, с точки зрения маркетинга, на такие позиции нужно делать акцент и допродажи. А также показывает какие блюда вообще не пользуются спросом и, возможно, их стоит убрать из меню. В iiko для получения данной информации применяется ABC-анализ.
Эффективность акций
  • Эффективность маркетинговых акций позволяет понять насколько рационально используются затраты на маркетинг, какие инструменты лучше использовать в продвижении и как маркетинговая активность влияет на выручку.


Сводная финансовая отчётность по предприятию

Отчёт о прибылях и убытках
  • Показывает выручку, себестоимость, и все расходы за определенный период. Этот отчёт позволяет понять насколько окупаем проект.
Отчёт о прибылях и убытках в iiko
Управленческий баланс
  • Выводит информацию о состоянии активов и пассивов на определенную дату. Дает директору понять - можно ли выводить прибыль и где находятся деньги.
Балансовый отчёт в iiko
Отчёт о движении денежных средств
  • Отражает фактические поступления, а также списания денежных средств в кассу или на счёт, фиксирует остатки на начало и конец периода. Это дает представление о платежеспособности на текущий момент по счетам и кредитам.
Отчёт о движении денежных средств в iiko

Смотри сейчас какие показатели продаж можно видеть онлайн

Плюсы автоматизации управленческого учёта в ресторане, кафе

Управленческий учёт, а тем более автоматизированный открывает возможности для оперативного решения задач, контроля и анализа различных сведений в режиме онлайн. Он предоставляет информацию о деятельности заведения, выявляя сильные и слабые звенья в бизнес-процессах, одновременно соблюдая требования законодательства - о маркировке, об онлайн-кассах и другие. Автоматизация позволяет сократить численность сотрудников благодаря уменьшению ручного труда. Это дает возможность сэкономить на выплате заработной платы, что повлечёт большую прибыль. Кроме того регулярная оценка реальных показателей и состояния бизнеса позволяют повысить его результативность и открывают возможности для быстрого масштабирования от одной точки в целую сеть.

Вам может быть интересно:


Еще статьи по возможностям программы iiko


Автоматизируем предприятия общепита с помощью программы iiko


В наличии все необходимое оборудование для автоматизации учета в ресторанах и кафе:

Услуги по кассовому оборудованию:

Помощь с маркировкой честный знак
Аренда онлайн касс
Регистрация и снятие с учета онлайн касс
Автоматизация розничных магазинов
Обслуживание и ремонт кассового оборудования
Прошивка и обновление онлайн касс
Обслуживание и ремонт кассового оборудования
Прошивка и обновление онлайн касс
Регистрация и снятие с учета онлайн касс
Помощь с маркировкой честный знак
Аренда онлайн касс
Автоматизация розничных магазинов