Управленческий учет в ресторане и кафе -
какие отчеты существуют и для чего они нужны

Учёт в ресторане - это один из главных инструментов анализа и контроля бизнеса. От того, насколько правильно и четко он будет настроен, зависит скорость и качество принятых решений.

Для начала стоит разобраться, чем он отличается от бухгалтерского.

Управленческий нужен собственнику - ведь он позволяет своевременно мониторить и контролировать показатели, а также оперативно решать задачи на основании полученных данных.

Бухгалтерский нужен для выполнения обязательств перед надзорными органами. Ведь государство контролирует то, насколько соблюдаются требования закона и все ли отчёты отправляются в срок.
Так как бухгалтерский учёт является обязательным для любой организации, а управленческий нет, то многие владельцы не знают зачем он нужен или просто пренебрегают им. А зря: он показывает руководителям полную картину происходящего и дает возможность принимать грамотные управленческие решения.

Следовательно, вопрос ведения управленческого учёта для успешной организации бизнеса очень важен и актуален, поэтому в данной статье расскажем именно о нем.

Содержит информацию о выручке от реализации различных позиций и позволяет предпринимать действия для увеличения прибыли и уменьшения издержек. Он помогает понимать потребности клиентов и выявлять слабые места в меню.

В продажах можно контролировать следующие показатели:

• Доход в разрезе позиций в меню - открывает общую картину того, что и в каком количестве продается и какую прибыль приносит. Очень важно для анализа понимать маржинальность каждого продукта (товара). Ведь можно выстроить бизнес-план, по которому будет важно продавать много низкомаржинальных позиций или меньше блюд, но с высокой маржой, а на выходе получить одинаковый финансовый результат. Можно использовать разные методы для анализа меню. Если рассматривать вариант анализа в iiko, то здесь применяется ABC-анализ.

ABC-анализ в iiko

OLAP-отчёт по продажам iiko

Нужен для того, чтобы в любой момент времени знать где находится товар, сколько он стоит и когда нужно делать закупки.

Первым делом, для ведения склада необходимо записать на бумаге калькуляцию блюд или сразу внести в программу номенклатуру: товары(сырье), заготовки, блюда, модификаторы, услуги. Бывает простой учёт, при котором сотрудник фиксирует на бумаге или в программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. Здесь ведется только фиксация продаж блюд и себестоимости без списания расходов товаров. В настоящее время бумажными носителями пользуются всё реже. Уже на этапе открытия, зачастую, используют системы, обслуживание которых сразу закладывается в обязательные расходы. Простой учёт ведется, например, на смарт-терминалах или недорогих программах. Но по мере роста объемов товародвижения и количества точек этого становится недостаточно и тут уже начинают применять профессиональные системы со всеми основными документами товародвижения. Здесь уже подключается продвинутый учёт - где кроме всей номенклатуры в программу забиваются ТТК-технико-технологические карты по заготовкам и блюдам, а также происходит автоматический расчёт и списание товаров.

Простого учёта будет достаточно, например, для одной точки обслуживания кофе на вынос. Ресторанам или кафе изначально нужна система с профессиональным учётом. Поэтому удобнее сразу подобрать более продвинутую систему. Ведь переход с одной системы на другую обычно вызывает сложности, но по мере роста он неизбежен, так как простого функционала не хватает.

В ведении склада большую роль играет правильный расчёт себестоимости. Он позволяет контролировать выполнение планов, помогает оценивать эффективность использования ресурсов, рентабельность бизнеса.

Возможно применение различных методов расчёта себестоимости товаров:

1. FIFO (ФИФО) - "первый пришел - первый ушел" позволяет использовать продукты пока они еще свежие, минимизируя тем самым убытки в виде порчи. Себестоимость ингредиентов блюда рассчитываются по цене остатков самого старого поступления.
2. LIFO (ЛИФО) - продукты, поступившие на склад последними, выбывают в начале.
3. Средневзвешенная скользящая себестоимость (ССС) - себестоимость продукции по всем операциям прихода на системную дату. Рассчитывается как отношение общей себестоимости запасов данной позиции к их количеству. Этот метод используется в iiko.

Технологические карты в iiko

Плановая инвентаризация проводится обычно раз в месяц, но может быть и чаще. Ведь многие продукты имеют "короткий" срок годности, также важно следить за пересортицей и полуфабрикатами. Если редко проводить инвентаризацию, то возникнут крупные ошибки, на исправление которых уйдет много времени. Внеплановые инвентаризации проводят без предупреждения, что помогает бороться с хищениями. В идеале при увольнении кого-либо из персонала нужно проводить инвентаризацию. Ведь если сотрудник не работает несколько месяцев, а подсчитать решили только сейчас и обнаружили недостачу, то может возникнуть ситуация, что ответственность могут понести непричастные. Также инвентаризацию проводят при смене сотрудников, ответственных за сохранность продуктов и расходных материалов, чтобы зафиксировать фактические остатки на день приемки — при передаче дел.

Результаты инвентаризации бывают следующие:

Инвентаризация отнимает много времени и требует излишней внимательности при подсчёте каждой позиции. Автоматизация данного процесса позволяет получить результат гораздо быстрее.

При ведении склада и закупок необходимо обращать внимание на следующие показатели:

• Food Cost - выражается в процентах и исчисляется на основании себестоимости ингредиентов относительно выручки с продаж. Контроль фудкоста способствует установлению цены, привлекательной для гостей и рентабельной для предприятия.
• Отклонения в себестоимости - содержит информацию о том, насколько фактическая стоимость продуктов отличается от запланированной стоимости. Контроль данных отклонений помогает точнее ставить прогнозы по закупочным ценам и быть готовыми к возможным изменениям затрат в дальнейшем.
• Потери продуктов - дает понять сколько продуктов было закуплено и какая часть из них пришла в негодность. Владеть этой информацией важно, чтобы вовремя реагировать и минимизировать убытки.
• Валовая прибыль - разница между общей выручкой заведения и себестоимостью продуктов, выражаемая суммой денег, которая есть в наличии для оплаты накладных расходов и оплаты труда. Чтобы всегда была возможность покрывать минимальные затраты и, в лучшем случае, приводить к необходимому количеству чистой прибыли - нужно устанавливать достаточно высокую целевую валовую прибыль.
• Накладные расходы - это те, которые не включаются в себестоимость: оплата арендованных помещений или ипотеки, различные ремонты и другие. Контролирование расходов позволяет не уйти во внезапный минус при высоких продажах и кажущейся успешности и вовремя среагировать и оптимизировать определенные статьи затрат для повышения прибыльности.

Порядок — данные системы совпадают с результатами инвентаризации.

Недостача — товаров меньше, чем по системе.

Излишек — товаров больше, чем в системе.

Пересортица — недостаток одной позиции перекрывает излишек другой.

Отчёты по складу и закупкам:

• Отчёт о запасах или остатках позволяет вести контроль за имеющимися остатками товаров на складе, а также показывает данные о расходах за определенный период и о возможном прогнозируемом расходе.
  

Остатки на складах в iiko

Позволяет видеть весь список сотрудников с должностями, ставками, графиками работы. Если в программу вносятся все выходы и отсутствия работников, то автоматически заполняется табель рабочего времени, на основании которого и выводится зарплатная ведомость. Показатели для контроля и регулирования работы персонала:

• Производительность труда сотрудника в пересчёте на час работы позволяет проверить правильно ли составлен график работы, если смотреть по загруженности. Если гостей мало, а работников больше, чем нужно, то вы поймете, что платите зарплату за бесполезное нахождение персонала на рабочем месте, а если меньше, то можно потерять лояльность гостей из-за низкой скорости обслуживания. Сумма продаж или количество чеков за час работы помогает проверить насколько правильно составлены выходы персонала в смену в определенное время.
  
  
• Затраты на персонал (Labour Costs) - отражает долю выручки, которая тратится на содержание персонала. Кроме зарплаты сюда включается оплата премий, льгот, отпусков, переработок, аутстаффинг и все остальные расходы на содержание персонала.
  
  
• Средний объем продаж на официанта - выявляет результативность работы персонала. Тем самым становится понятно какие сотрудники приносят наибольшую прибыль компании, а кто работает без энтузиазма. Также для выявления каких-либо нарушений со стороны работников используется отчёт об опасных операциях. Он помогает бороться с махинациями и воровством персонала. Если смотреть на примере iiko, то этот отчёт находится в разделе "Специальные отчёты". Он выводит информацию об удалении блюда из заказа со списанием или без списания, об отменах пречека и другие подобные операции.
  

Сводный отчёт о зарплате в iiko

Помогает оценить эффективность работы бизнеса. Показатели, которые нужно мониторить:

• Заказов выполнено/заказов в работе - необходим для того, чтобы анализировать успешность работы: достаточно ли персонала на кухне, вовремя ли выполняются заказы.
  
  
• Скорость доставки - дает возможность оценивать достаточность персонала и оперативность работы службы доставки на основании времени получения готового заказа клиентом. Также скорость доставки помогает владельцу выбрать оптимальную стратегию: самостоятельную доставку или через службы-агрегаторы.
  
  
• Доля онлайн заказов в структуре продаж позволяет проанализировать насколько востребованы заказы через интернет и оценить результаты работы интернет-привлечения.
  
  
• Скорость обслуживания - влияет на лояльность и число повторных визитов.
  

Отчёты для управления доставкой еды в iiko