Списания в ресторане — руководство по созданию актов в iiko

При работе с учетом товаров каждый ресторатор стремится к тому, чтобы этот процесс был максимально прозрачным и не затрачивал у персонала много времени.

С этой задачей в iiko помогают справляться акты списания — документы, которые фиксируют списания блюд, товаров или заготовок, а также недостачу, порчу, пересортицу и другие отклонения, выявленные при инвентаризации.

В зависимости от типа списания, можно выбрать подходящий для вашего случая способ формирования акта:

Разберем каждый способ формирования акта списания и подготовку перед его использованием более подробно.

Перейдите в раздел «Товары и склады» и нажмите «Акты списания», чтобы создать новый акт списания. Также в дальнейшем здесь вы сможете посмотреть документы, которые будут внесены в систему.

Если вам нужно списать не только товар, но и блюдо, заготовку или модификатор, вы сможете это сделать при наличии технологических карт у перечисленных позиций.

Итак, чтобы зарегистрировать новое списание в системе, нажмите кнопку «Создать», у вас высветится окно «Новый акт списания». Документ автоматически будет создан с указанием текущей даты, а время выставляется в соответствии с настройками учета в разделе «Настройки торгового предприятия». Если потребуется, вы можете изменить это время в закладке «Настройки учета» через строку «Акты списания».

Далее нужно отметить склад, с которого вы списываете товар. В поле «На счет» выберите счет, на который вам нужно списать стоимость товара.

Теперь необходимо заполнить табличную часть акта списания:

1. В поле «Товары» добавляются товары, которые нужно списать;
2. В поле «Размер» указывается объем продукта, если в его карточке настроены размеры;
3. Столбец «Количество тары» предназначен для указания количества списываемых единиц товара;
4. Если у вас заполнены данные по тарам, то через столбец «Тип тары» вы можете выбрать тару и внести изменения в списываемую фасовку.

В правом нижнем углу тип списания «С проведением» будет по умолчанию отмечен галочкой. Отметка нужна для списания товаров со склада после сохранения акта. Если вам нужно через время отредактировать документ, то нужно убрать галочку и сохранить акт.

Кнопка «Действия» нужна для выбора нужной формы печати акта списания или его выгрузки в Excel.
После всех выполненных действий можно нажать кнопку «Сохранить и закрыть» в правом нижнем углу.

Чтобы подготовить систему к списанию через кассу, откройте iikoOffice и через меню разверните «Розничные продажи»:

1. Нажмите «Тип оплат» и создайте новый тип, который будет доступен на терминале как документ списания, нажмите «Добавить»;
2. В строке «Тип» нужно указать «Настраиваемый тип оплат»;
3. В наименовании чаще всего указывается операция на терминале. Можно прописать «Порча общее» или «Порча кухни», «Порча бара» и т.д.;
4. Если вы хотите ограничить сотрудникам возможность списания определенных групп товаров, нужно в строке «Применять для всех категорий» убрать галочку и выбрать те категории для списания, которые посчитаете нужными;
5. В поле «Базовый тип оплат» выберите наличные;
6. Тип документа нужно поменять на акт списания;
7. Из перечня счетов списания выбирается тот, к которому будет отнесено списание;
8. Укажите склад, с которого будет производиться списание. Если оставить множественный выбор, то можно будет выбрать на самом терминале нужный склад. Если вы хотите, чтобы склад определялся автоматически в зависимости от карты приготовления, поставьте галочку напротив показателя «По типу места приготовления».
9. Сохраните данный тип оплаты. Теперь вы сможете пользоваться на терминале документом для списания товаров с названием, которое вы указали в наименовании (Пункт 3).

Перед тем, как сотрудник приступит к созданию актов списания на терминале, проверьте право на создание и редактирование актов — оно должно быть для него открыто.

В главном меню в блоке «Документы» перейдите в «Новый документ» и выберите акт списания с названием, которое было зарегистрировано в системе, и действуйте поэтапно:

1. Если списание проводится по нескольким складам, выберите тот, по которому нужно создать акт списания и нажмите «Сформировать документ».
2. В появившемся меню создания акта вы сможете выбрать любой элемент номенклатуры: например, кондитерка, крупы, молочная продукция и т.д. Нужно выбрать интересующую вас категорию и нажать на нужный продукт из появившегося списка. После чего нужно указать его количество, вес нетто и заполнить документ полностью с указанием других продуктов.
3. Если вам нужно списать только блюда, которые продаются, можно перейти в меню и добавить нужные позиции, чтобы сформировался акт списания, который позволит списать блюда в штуках или ингредиенты по технологической карте.
4. С помощью сканера штрихкодов вы можете добавить порчу в акт списания. Если вы проводите списание в течение всего рабочего дня, то для внесения корректировок по мере поступления информации о списании с кухни вы можете сохранить сформированный акт и возвращаться к нему через раздел «Документы».

Таким образом, вам удастся сформировать акт списания с указанием времени в соответствии с настройками в системе.

Допустим, в конце дня вам нужно списать товары с истекающим или истекшим сроком годности. Это могут быть купленные ингредиенты или приготовленные блюда. В этом случае можно настроить автоматические акты списания, которые:

• Не занимают время на создание;
• Помогают рассчитать точное количество товара для заказа поставщикам, так как вся просроченная продукция будет списана со склада и не будет учитываться.

Не забудьте: если вам нужно периодически списывать приготовленные в заведении блюда, то обязательно нужно вести их штучный учет, то есть создавать акты приготовления.

Для автоматизации процесса нужно перейти в iikoWeb, нажать «Настройки и обслуживание системы» и открыть «Общие настройки» — «Настройки».

В верхнем поле нужно выбрать автосоздание актов списания и настроить его, соблюдая следующие шаги:

1. Из перечня шаблонов выберите подходящий. Если у вас несколько точек, которые объединены в iikoChain, то такие шаблоны у вас уже созданы в системе;
2. Установите время создания автоматического списания, исходя из времени работы точки. Например, если ваша точка закрывается в 20:00, можно выбрать любое время после закрытия, чтобы отслеживать результаты работы и остатки на складе. В случае создания акта списания задним числом обязательно учитывайте, что это повлияет на текущие остатки, зарегистрированные в системе;
3. Далее выбирается категория продуктов, которая в зависимости от вашего тарифа настраивается либо в iikoWeb (тариф Start), либо в iikoOffice (остальные тарифы). Можете выбрать основные блюда, напитки, выпечку и т.д.
4. Выберите счет списания. Например, «Удаление блюд со списанием». Если вы хотите настроить другой счет, то нужно зайти через iikoOffice в раздел «Финансы» и через «План счетов» создать новый счет. При желании можно включить его в группу каких-либо счетов и назначить ответственного.
5. Когда акт будет автоматически создан системой, вы получите уведомление о списании продуктов в телеграме. Если вам нужно найти акт в iikoOffice, перейдите в раздел «Товары и склады» — «Акты списания». Документ будет сформирован с отметкой типа «Р» (Ручной) с указанием времени, которое задано в настройках.

Теперь разберем, как списать блюда или товары в ручном режиме:

1. Откройте раздел «Управление складом»;
2. В открывшемся окне «остатки на складе» через фильтр в правом верхнем углу выберите нужный тип элемента;
3. Выберите товары, которые нужно списать и нажмите на три точки справа в строке этого продукта, после чего выберите соответствующее действие — списать товар;
4. Укажите количество списываемого товара и нажмите «Сохранить».

После всех выполненных действий остаток на складе будет изменен в соответствии с проведенным списанием.

При работе с алкоголем кафе, ресторанам и другим заведениям общепита не требуется фиксировать продажу алкоголя в ЕГАИС через кассовое оборудование, эту функцию также выполняют акты списания.

Акт списания требует регулярного заполнения и ежедневной отправки в ЕГАИС не позднее следующего рабочего дня с даты продажи. Поэтому разберемся вместе, что нужно сделать перед составлением акта.

Для корректной работы со списанием алкоголя необходимо:

1. Обновить iiko до версии 8.8.9;
2. Настроить карточки товаров и блюд в номенклатуре;
3. Установить и настроить плагин для работы с ЕГАИС.

Для правильного списания алкоголя нужно выполнить несколько действий:

1. Откройте iikoOffice и перейдите в раздел «Товары». Откройте карточку алкоголя, который нужно списать. Например, коньяк;
2. Проследите, чтобы в карточке обязательно была поставлена базовая единица измерения — литр;
3. В разделе «Алкогольная декларация» нужно выбрать классификатор видов продукции, соответствующий описываемому алкоголю. В нашем примере — коньяк;
4. После сохранения изменений на основании этих двух признаков товар будет загружаться в плагин, который система будет считывать как крепкий алкоголь;
5. Для дальнейшего добавления алкоголя в заказ все бутылки и все порции чистого алкоголя должны быть заведены в виде отдельных блюд с единственным ингредиентом. Если в техкарте помимо крепкого алкоголя будет указано что-то еще, то система не считает блюдо как чистую порцию алкоголя;
6. Обратите внимание на то, что в карточке блюда обязательно указывается правильная единица измерения — порция, а в технологической карте указывается товар, который вы до этого настроили с указанием объема порций, который вы планируете продавать. Например, 50 мл коньяка. Норма закладки при этом должна быть выставлена на 1 порцию.

В установленном плагине при его открытии вы увидите доступные функции:

• Загрузить блюдо;
• Крепкий алкоголь.

В последнем будут доступны функции:

• Вскрыть на розлив;
• Инвентаризация остатков;
• Настройки.

В настройках заполните идентификационный код ФС РАР и адрес УТМ.
Теперь можно загружать в плагин номенклатуру алкоголя:

1. В разделе «Дополнения» в правом нижнем углу в появившемся окне после нажатия выберите кнопку «Загрузить блюда». Эта опция работает для крепкого алкоголя и для пива, поэтому высветится окно с предупреждением — нажмите «Ок».

2. После этого в плагин загрузятся новые данные, а старые удалятся и будут перезаписаны.

Если до обновления вы работали через с плагин с разливным пивом, то все настройки сохранятся для товаров разливного пива.

3. После того, как блюда загрузятся в плагин, можно начинать продажи.

Теперь вы сможете быть уверены в правильности создания актов списания и своевременно контролировать точность ведения товароучета.

Автоматизация формирования актов списания помогает минимизировать риск совершения ошибок при работе с большим объемом товаров и упрощает работу бухгалтерии и складского учета, не затрачивая много времени у сотрудников.