ЭТрН для общепита: что изменилось с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года в России действует обязательный электронный формат транспортных накладных при автомобильных перевозках грузов. Требование установлено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ и касается отправителей, перевозчиков и получателей, в том числе предприятий общепита.

Электронная транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки и фиксирует передачу груза между сторонами. В ней указывают участников, сведения о грузе и транспортном средстве, а также условия доставки.

ЭТрН оформляется в установленном формате и подписывается электронной подписью. Скан бумажной накладной, отправленный по почте, её не заменяет. Документ поступает в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов — через оператора.

В общепите электронный обмен помогает отслеживать перевозку и приёмку без пересылки бумажных экземпляров.

Определяющее условие — наличие договора перевозки груза.

Например:

• Поставщик нанимает перевозчика для доставки продуктов в ресторан.
• Ресторан самостоятельно заказывает доставку закупленных продуктов у транспортной компании.

В обоих случаях предприятие общепита подписывает ЭТрН как грузополучатель — независимо от того, кто организует и оплачивает перевозку.

Транспортная накладная не требуется, если договор перевозки не заключается. В общепите это, например, следующие ситуации:

• Самовывоз. Ресторан забирает собственный товар у поставщика своим транспортом.
• Доставка силами поставщика. Поставщик привозит продукты на собственном автомобиле в рамках договора поставки. Передача товара оформляется товарной накладной или УПД.
• Перемещение между подразделениями. Организация перевозит собственные продукты между складом и заведениями своими машинами.

Если для перемещения между подразделениями привлекают стороннего перевозчика, накладная нужна, но её можно оформить на бумаге, если отправитель и получатель — одно лицо. Подробнее об этом — в разъяснении Минтранса.

1 Проверьте поставки. Уточните, кто перевозит продукты, по какому договору и кто оформляет накладную.

2 Подключите обмен ЭПД. Нужен оператор из реестра Минтранса Если ЭДО уже используется для УПД, проверьте, поддерживает ли ваше подключение транспортные документы.

3 Подготовьте подпись и полномочия. Для работы в iiko потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если документы подписывает сотрудник, оформите необходимые полномочия, включая машиночитаемую доверенность — МЧД.

4 Назначьте ответственных. Определите, кто принимает груз и подписывает документы в каждой смене, включая выходные.

5 Проверьте обмен на практике. Согласуйте с поставщиком получение ЭТрН, подписание и действия при недостаче.

Подробнее о требованиях к подписанию ЭПД и подтверждению полномочий представителя можно узнать на официальном сайте Минтранса.

В веб-офисе iiko предусмотрена приёмка ЭТрН через интеграцию с Saby (ранее СБИС). Входящая накладная загружается от оператора, сотрудник проверяет сведения, заполняет раздел выгрузки, указывает расхождения и подписывает документ. Можно подтвердить полное или частичное получение либо отказ от приёмки.

Подписанные данные передаются через оператора другим участникам и в ГИС ЭПД.

Важно: согласно документации iiko, на этапе пилотирования доступна только приёмка ЭТрН. Возможность создавать накладные в роли грузоотправителя появится позже.

Для общепита важно учитывать: ЭТрН подтверждает только факт перевозки груза. При её подписании товары не добавляются к складским остаткам, а сведения из документа передаются только в ГИС ЭПД.

В ЭТрН можно указать, что перевозятся алкоголь, маркированные товары или продукция под ветеринарным контролем. Но это не заменяет передачу данных в ЕГАИС, «Меркурий» и «Честный знак». Для этих систем по-прежнему нужно оформлять соответствующие документы — УПД, ТТН, ВСД и другие.