iiko ЭДО — как обмен данными помогает в работе с электронными документами в ресторанах

Сейчас с курсом на цифровизацию все чаще появляются законодательные нововведения, обязывающие многих переходить на электронный документооборот (ЭДО). Так, участники систем маркировки с 2022 года обязаны работать с ЭДО для передачи данных о товарах в «Честный знак», «Меркурий» и ЕГАИС.

Из последних новостей об обязательном использовании электронного документооборота при работе с пивом и слабоалкогольными напитками:

• С 1 марта 2025 г. стартовала обязательная передача сведений и прослеживаемость сведений по ЭДО. Передавать сведения нужно при отгрузке/приемке:

- внутри одной организации/ИП (с одним ИНН) — объемно-сортовой учет;
- между разными участниками оборота маркировки (с разными ИНН) — экземплярный учет.

Также необходимо передавать сведения в «Честный знак» о выводе товара из оборота по причинам, не связанным с розничной реализацией (экземплярный учет).

Всем участникам оборота обязательно передавать сведения по отгрузке и приемке товара при помощи создания УПД в ЭДО:
- для пива и слабоалкогольных напитков в кегах, произведенных/ввезенных в РФ с 1 марта 2025 г.;
- для пива и слабоалкогольных напитков в потребительской упаковке, произведенных/ввезенных в РФ с 1 сентября 2025 г.

Также будут изменения при работе с икрой:

• С 1 апреля 2025 г. по 31 мая 2026 г. всем участникам оборота красной и черной икры в рознице и общепите нужно передавать сведения об обороте и выводе товаров из него по причинам, не относящимся к розничной продаже, методом объемно-сортового учета — например, при порче икры. В процессах отгрузки и приемки маркированной икры все участники оборота обязаны использовать электронный документооборот.

С появлением «Честного знака» бухгалтеры столкнулись с проблемой двойной ручной работы с накладными. Теперь их нужно вносить не только в товароучетную систему, но и загружать в систему маркировки. Помимо этого необходимо отслеживать остатки на складе, чтобы они совпали с остатками в «Честном знаке». А также в случае, если бухгалтер своевременно не принял накладную, и товары из нее будут проданы на кассе, в «Честном знаке» отобразится отрицательное значение остатков товара. Однако благодаря обмену данными между iiko и электронным документооборотом можно упростить работу за счет автоматизации работы с документами.

Электронный документооборот для ресторанного бизнеса уже давно является надежным инструментом быстрого и прозрачного взаимодействия с поставщиками, партнерами и другими контрагентами. Электронный документооборот направлен на ускорение работы с документами и снижение трудозатрат на рутинные процессы. Для тех, кто выбирает между ведением документооборота в электронном виде и в бумажном, выясним, какие преимущества есть у применения электронного документооборота.

Вся первичная документация и бухгалтерская отчетность должна храниться не менее 5 лет после отчетного года в соответствии с ч. 1, ст. 29 ФЗ № 402 от 06.12.2011.

Так, для хранения документов в бумажном виде потребуется отдельное помещение с архивом. С учетом того, что печать и чернила на документах со временем выцветают, нужно быть готовыми к постоянному обновлению их копий. Также не стоит забывать про риск порчи документов при экстренных случаях (пожар, потоп и т.п.).

При наличии электронных документов необходимости в составлении документов в бумажном виде нет, это подтверждает ч. 5, ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011. Также в соответствии с п. 23 Приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н документы бухгалтерского учета могут храниться в электронном виде.

Благодаря ЭДО документы хранятся без риска порчи или потери, а также без ограничений их объема местом в физическом хранилище. При этом электронный архив позволит легко и быстро найти нужный документ в любое время и на любом устройстве.

Все данные в бумажном виде нужно регулярно систематизировать понятным образом для всех ответственных лиц. Малейшая ошибка в отчетности влечет за собой другие вытекающие неточности, последующий поиск этих ошибок и их исправление.

В электроном документообороте благодаря переносу данных от поставщиков в iiko без ручной обработки риск допущения ошибок из-за человеческого фактора сводится к нулю.

Как мы выяснили, бумажный документооборот требует весомых затрат труда и времени бухгалтера в ресторане. С электронным документооборотом в iiko значительно упрощается согласование и отправка документов, а сэкономленное время можно потратить на оптимизацию более важных процессов и минимизировать ошибки в документах между партнерами.

Разберемся вместе, как устроена интеграция iiko ЭДО и чем она полезна при работе с электронными документами.

Перенос данных из электронного документооборота в iiko осуществляется с помощью приходных накладных. К айко можно подключить внешние сервисы электронного документооборота для взаимодействия с поставщиками и контрагентами: Контур. Диадок, Калуга Астрал, СБИС.

С целью синхронизации данных между операторами электронного документооборота и iiko используют специальный коннектор — SwapDog.

1. автоматическая выгрузка накладных из электронного документооборота сразу в iiko;
2. передача чеков — достаточно отсканировать чек через телефон и купленные товары попадут в iiko;
3. запоминание товаров — сопоставить номенклатуру с каждым поставщиком потребуется только один раз.

В результате становится не нужно делать двойную работу и переносить вручную данные электронных накладных в айко.

В ресторанном документообороте не все документы имеют юридическую силу. Например, заказ поставщику, план закупок и другие подобные документы используются для фиксации процессов в ресторане, помогают стандартизировать форму коммуникации между сотрудниками и контрагентами, упрощают их взаимодействие и помогают его контролировать, но по закону не требуют юридического подкрепления.

Для работы с юридически значимым электронным документооборотом (ЮЗДО) потребуется усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) руководителя организации либо УКЭП физического лица, имеющего право подписывать документы от имени юридического.

В каких случаях на главном терминале потребуется КЭП генерального директора или физлица с машиночитаемой доверенностью (МЧД) — электронная форма бумажной доверенности, подписанная КЭП руководителя организации или ИП:

• на терминале работает УТМ для связи с ЕГАИС;
• для отправки постановки пивных кег в «Честный знак», если организация работает с разливным пивом.

Чтобы работать с ЭЦП, нужно установить на компьютер специальную криптографическую программу — например, КриптоПро CSP.