Зачем нужна айко — какую пользу с практической и экономической точки зрения несет программа учета iiko для кафе и ресторанов

Часто программу автоматизации iiko используют только для пробития чеков, в результате владельцы не понимают, за что платят деньги. Из-за этого появляются мифы о том, что программа «не работает» или работает плохо. Однако немалая часть потенциала и пользы, которую iiko может принести, зависит не только от функционала системы, но и от навыков сотрудников, которые ее используют.

Конечно, бывают случаи, когда функции не подходят — например, для предприятий с низкой нагрузкой и небольшим количество документов выгода автоматизации, которую она может предоставить, не будет ощутима.

Причин, по которым не используются функции iiko, достаточно много: кто-то считает, что это дорого и экономически невыгодно, другие просто забывают про имеющиеся возможности, а некоторые про них и вовсе не знают.  Мы не говорим, что подобная практика характерна для абсолютно всех заведений, но, к сожалению, встречается часто.

Так, например, из-за того, что сотрудники игнорируют внесение гостей в базу данных или забывают это сделать, разрывается последующая коммуникация с посетителями через PUSH, e-mail или СМС-сообщения с персональными предложениями для возврата клиентов. Это связано с тем, что не делается акцент на сбор базы гостей и их возвращение в ресторан, поэтому не видно пользы, которую можно получить. В действительности сбор базы открывает возможности для персонализированных коммуникаций по предпочтениям, что повышает качество сервиса.

Также такая простая вещь как подсказки официантам или KPI на определенное блюдо могут повысить средний чек. Функционал такой есть, но применяют его не все.

У некоторых не сходятся данные в учете и появляются расхождения в инвентаризациях. Стоит учитывать, что если за основу планирования берется неправильная отчетность, это влечет за собой ошибки в расчете объемов закупок и планировании денежных средств.

Не менее значимым фактором корректного учета в ресторане является умение работать с техкартами. При неправильно заведенных техкартах или отсутствии их регулярного обновления искажается себестоимость, может произойти перерасход продуктов на приготовление, что в конечном счете отражается на прибыли компании.

Некоторые функции автоматизации в целом снижают ручной труд и повышают скорость работы сотрудников. Но зачастую многие работают так, как привыкли, и не берут во внимание возможность повышения производительности благодаря внедрению системы автоматизации.

Даже проводить инвентаризации можно по-разному. В классическом варианте все записывается на бумаге и переносится в систему или же убирается этот лишний этап переноса, и данные сразу записываются с помощью мобильных устройств.
Также при подготовке алкогольной декларации, когда есть синхронизация данных между товароучетной системой и ЕГАИС, становится возможно подготавливать декларацию в автоматическом режиме, упрощая работу бухгалтера.

Часто бывает так, что для управленческого учета используют iiko, а для финансового и подготовки отчетности в госсистемы («Честный знак», ФНС и пр.) применяют 1С. Выгрузка из айко в 1С исключает необходимость повторного ввода данных между системами, сокращает ручной труд и повышает точность информации. Однако не все, кому требуется такой обмен, используют его на практике, хотя он значительно упрощает работу.

Конечно, мы не утверждаем, что в этом есть злой умысел, чаще всего так происходит из-за незнания о возможностях iiko или из-за отсутствия ощущения потенциальной пользы.

В этой статье мы решили рассмотреть с практической и экономической точки зрения возможности программы автоматизации iiko и рассказать, какую пользу она несет бизнесу, если использовать ее функции в полном объеме.

В iiko можно работать с уже существующей клиентской базой, а также привлекать новых клиентов.

Ведение в программе базы гостей с указанием их предпочтений позволяет стимулировать возвращение посетителей в моменты спада активности для поддержания уровня оборота в ресторане. Работа с текущей базой обходится дешевле, чем привлечение новых гостей, и позволяет снизить маркетинговые расходы в тот момент, когда нужно будет компенсировать потери выручки.

На основе собранной базы гостей в iiko можно провести RFM-анализ, который покажет, как давно тот или иной клиент делал заказ, как часто он посещает ресторан и какой у него средний чек. Эти данные позволяют разделять базу гостей на категории (сегменты) и применять индивидуальные маркетинговые стратегии к каждой из них, чтобы с большей вероятностью достичь желаемого результата.

Так, можно запускать персональные рассылки, сегментируя базу на совершенно разные группы: от пола и возраста до среднего чека и предпочтений в меню каждого гостя.

Успешность рассылок зависит от заранее продуманного сценария коммуникации с их получателями. Например, в карточке вашего заведения на Яндексе или в социальных сетях можно разместить ссылку на чат-бота (чат с виртуальным помощником), благодаря которому пользователи самостоятельно зарегистрируются в системе лояльности по интуитивно понятной схеме и получат приветственный бонус. Через неделю после регистрации, если человек не пришел в ресторан и его карта не была авторизована, можно прислать ему напоминающее письмо или персональное предложение, стимулирующее на первое посещение.

Также, чтобы замотивировать пользователя на первое посещение, можно показать и рассказать про уникальные позиции меню, которые он мог упустить. Но стоит учитывать, что без истории заказов довольно непросто угадать предпочтения конкретного потенциального гостя, так как, например, вряд ли вегетарианца заинтересуют блюда из мяса или рыбы.
Такая последовательность сообщений называется автоворонкой и может быть отправлена как из одного канала коммуникации, так и сразу из нескольких: e-mail, Telegram, ВКонтакте или СМС-сообщения.

Автоматические сценарии возврата гостей работают с минимальным участием человека, и в этом случае один настроенный сценарий может возвращать гостей снова и снова, в то время как из-за человеческого фактора можно забыть отправить письма вручную.

При обновлении цен и меню вручную всегда есть риск что-то упустить или ошибиться, поэтому синхронизация iiko с кассой, агрегаторами доставки, сайтом и мобильным приложением позволяет выгрузить изменения сразу везде, где необходимо. Помимо сокращения трудозатрат это позволяет снизить потери при неправильно назначенных ценах на продукцию, что особенно важно в условиях постоянных изменений закупочных цен.

Кроме того инструменты контроля цен позволяют держать руку на пульсе и показывают отклонения от нормы, позволяя вовремя исправлять ошибки ценообразования.

Подключение инструментов для повышения качества обслуживания гостей, представленных в этом разделе, прямо влияет на скорость и результаты работы предприятия в зависимости от его концепции.

Так, например, при обслуживании у столиков мобильный официант и система управления выдачей блюд помогает сокращать время обслуживания, ускоряет оборачиваемость столов и уменьшает количество официантов на смене. При добавлении подсказок официантам повышается средний чек, а если назначить мотивацию за конкретное блюдо, то его продажи увеличатся.

Для концепции фастфуда систему автоматизации можно дополнить подключением киоска самообслуживания, который позволит снизить количество кассиров на смене.

При использовании всего комплекса инструментов фонд оплаты труда сокращается, а оборот и прибыль растут.

Прозрачная мотивация и подсказки официантам влияют на средний чек и уровень продаж в целом. Поддерживать мотивацию персонала, фиксируя бонусы в ручном режиме, довольно сложно, при этом конечную сумму своих вознаграждений сотрудники смогут увидеть только при получении зарплаты. Когда же можно отслеживать свои результаты в режиме онлайн, это мотивирует выполнять план продаж для получения премии. Также дух соперничества между коллегами поможет улучшить результаты, поэтому можно устроить соревнование за титул лидера продаж определенных блюд.

Так, продуманная система мотивации позволяет повышать продажи тех позиций, которые интересны ресторану с экономической точки зрения, и помогают в управлении персоналом.

Да и в целом работа с мотивацией сотрудников и их удержание — отдельная тема для обсуждения вне зависимости от их должности.

Грамотно продуманная система мотивации и уровень нагрузки позволяют поддерживать лояльность со стороны сотрудников. Все ищут определенные выгоды от сотрудничества, а когда их не понимают, это приводит к недовольству, а в худшем случае и к прекращению этого сотрудничества. При адаптации нового сотрудника не всегда понятно, продолжит ли он работу дальше, что неизбежно ведет к потерям выручки и снижению уровня сервиса.

Посмотрим, как выглядит «идеальный сотрудник» с предпринимательской точки зрения:

• разделяет точку зрения предпринимателя;
• помогает развивать предприятие, предлагает свои идеи;
• делает все сам, принимает правильные решения, а еще реализует их с минимальными расходами;
• делает все из добрых побуждений и с альтруизмом;
• помогает решать проблемные моменты;
• берет на себя большой объем работы и не требует многого;
• многозадачен и высокоэффективен;
• увеличивает доход;
• нацелен на мгновенный результат.

Когда вы начинаете работать с iiko, программа становится для предприятия тем самым «идеальным сотрудником» и надежным партнером.

Безусловно, даже при наличии системы автоматизации необходимо поддерживать уровень производительности персонала, потому что если он будет низким, то, к сожалению, прибыльности работы и конкурентоспособности предприятия не достичь.

Конечно, все сотрудники обладают разными качествами и не всегда только положительными, но это уже больше вопрос подбора персонала с нужными коммуникационными навыками и схожими с работодателем взглядами на работу. При устройстве на новое место всем требуется время на адаптацию — зафиксированные в системе технологические карты с правилами приготовления и подачи блюд, а также подсказки официантам могут помочь сократить адаптационный период. Также в работе с сотрудниками помогают выстроенные и автоматизированные бизнес-процессы, о которых мы расскажем ниже.

Чем быстрее в доставке подразделения взаимодействуют между собой, тем выше производительность и точнее планирование.

Контроль курьеров позволяет регулировать их нагрузку и избегать «дел» по пути к клиенту, прямо влияющих на скорость доставки, которая важна для лояльности ваших клиентов.

Еще можно оптимизировать промежуточные этапы доставки:

• подключить приложение для оформления заказов;
• настроить отправку заказов сразу на кухню;
• подключить контроль приготовления блюд.

Так вы сможете отслеживать весь процесс доставки, а скорость обработки заказов значительно повысится. Как итог, вы получите более высокую производительность ресторана и быструю передачу блюд в доставку. Также отчетность по времени приготовления и скорости доставки поможет выявить слабые места, чтобы предпринять меры по их оптимизации.

Чтобы услуга доставки была рентабельна, в iiko можно настроить автоматическое назначение разных цен на доставку в зависимости от удаленности точек.

Помимо этого в iiko есть специальные инструменты контроля доставки:

1. специальные отчеты, которые позволяют анализировать данные в разрезе отдельных точек и форматов заведений, курьеров, источников заказов и другим параметрам.;
2. карта перемещений курьеров позволяет отслеживать местоположение сотрудников в онлайн-режиме, контролировать время доставки и фиксировать опоздания;
3. отслеживание заказов поварами на специальном экране. Каждый заказ отображается в отдельном блоке и содержит статус, состав заказа, а также таймер приготовления.

При обработке заказов в call-центре iiko позволяет определять клиентов по их номеру телефона, просматривать историю заказов, отправлять заказы постоянных клиентов на кухню без подтверждения. Также система предупредит о заказе от клиентов, которые занесены в «черный список».

Все заказы на доставку могут обрабатываться прямо не только в iikooffice, но и на кассе. Через iiko можно контролировать все заказы на любых этапах.

Мобильная приемка, инвентаризация и электронный документооборот позволяют облегчить и ускорить работу сотрудников, которые обрабатывают первичную документацию и вносят ее в систему, или уменьшить количество сотрудников, если это необходимо.

Кроме того, благодаря внедрению системы автоматизации снижается влияние человеческого фактора при двойном переносе данных в систему с бумажной документации, что повышает качество учета и точность итоговых показателей.

Ускорение получения результатов инвентаризаций оказывает положительное влияние на прибыль благодаря правильно и вовремя принятым управленческим решениям, а также своевременному контролю пополнения склада.

Синхронизация с другими системами снижает затраты на перенос данных и подготовку отчетов. С iiko можно настроить обмен данными с 1С, системами ЭДО, ЕГАИС и «Честным знаком».

С ростом количества законодательных требований в бухгалтерии возникает все больше и больше отчетной работы, которая повышает нагрузку на сотрудников. Автоматизация в этом случае помогает решить как вопрос лояльности сотрудников, так и вопрос оптимизации труда и сокращения лишних расходов.

Все мы порой находимся в состоянии автопилота и принимаем решения в моменте на основании внутренних ощущений. Когда собирается достаточно большое количество разнообразных задач, возникает момент, когда решения становятся менее рациональными и обдуманными, мысли начинает окутывать «туман», создается ощущение, что все делаешь правильно, но это может быть лишь видимостью.

Еще бывает так, что приоритет отдается тем задачам, которые нравятся, а не те, которые нужно делать, потому что они приведут к результату. (Если, конечно, это не вынужденные задачи, которые делать придется в любом случае в принудительном порядке). Особенно часто такое происходит в моменты, когда все в целом хорошо. Однако такая позиция может быть обманчива, так как будущее определяется в текущем моменте и зависит от действий в настоящем, которые имеют накопительный эффект, а он, как мы знаем, бывает и положительный, и отрицательный. Именно поэтому на предприятиях так часто используется планирование с предварительной оценкой результатов.

Также значимость автоматизации определяется тем, что все просто невозможно держать в голове, наш мозг на это не рассчитан, а за какими-то вещами без специальных инструментов уследить вообще невозможно. Следить при этом все равно нужно, потому что в каких-то процессах начинает играть роль человеческий фактор, и все идет не так, как задумано.

Часть людей вообще склонны к прокрастинации, из-за чего постоянно откладывают даже важные и срочные дела. Можно сказать: «Зачем работать с такими людьми?», но в условиях кадрового дефицита, к сожалению, иногда это неизбежно, в результате получается так, что не поддерживаются стандарты работы и не демонстрируются преимущества компании, благодаря которым предприятие становится успешным.
Это может происходить в моменты масштабирования, когда собственники начинают уделять меньше времени одной из точек, так как транслировать свою уникальность и стандарты нужно везде, но не всегда можно успевать это делать.

Помимо этого, к сожалению, многие владельцы ресторанов сталкиваются с проблемой воровства со стороны персонала. При этом убытки из-за этого могут быть достаточно серьезными. Система автоматизации решает и эту непростую задачу благодаря фиксации всех нужных действий на местах и контролю «опасных» операций. Это позволяет вовремя выявлять и устранять возможные хищения.

Кстати, событийное видеонаблюдение, которое подключается к системе, имеет свой интерфейс, в котором фиксируются стандарты поведения и действия сотрудников — например, надеты ли перчатки и головной убор. В айко можно контролировать действия с помощью журнала событий или дополнительного сервиса АКО, который подключают к системе iiko и видеонаблюдению, установленному на предприятии, данные собираются в архив, а потом вручную производится подготовка отчета по тем опасным операциям, по которым требуется оценка.

Также махинации можно выявить с помощью анализа расходов и начислений бонусов по гостям. Выявлять возможные злоупотребления можно как с помощью отчетов, так и настроить регулярные оповещения об «опасных» операциях, которые совершают сотрудники в системе.

Автоматический сбор и систематизация данных в системе позволяют в любой момент использовать их для анализа работы сотрудников и предприятия в целом. Цифры, которые фиксируются в автоматическом режиме, всегда расскажут правду о прошлой и текущей деятельности, помогут сделать правильные выводы и сформировать или скорректировать дальнейшую стратегию работы.

Программа автоматизации дает не только прямую выгоду, еще есть косвенные факторы, влияющие на прибыль, для этого нужно проводить анализ с помощью отчетов, доступных в системе.
Прогноз продаж и планирование запасов позволяет не перетаривать склад, освобождать оборотные средства, а также оптимизировать количество сотрудников в смене, так как все это отражается на чистой прибыли.

Автоматические заказы поставщикам помогают поддерживать запасы на нужном уровне, чтобы избежать стоп-листов или нехватки позиций на витрине, потому что если нет продукции — нет и заработка.

Почасовой анализ продаж позволяет вовремя увеличивать количество популярных позиций на складе или витрине, чтобы повышать объем продаж и не допускать, чтобы товар заканчивался в начале или середине дня без остатков для тех, кто хотел бы купить его вечером.

В iiko вы можете работать с категориями: заменять ингредиенты, контролировать закупочные цены, управлять рецептурой блюд с целью оптимизации и снижения себестоимости на основе показателей вашего ресторана.

Выявление залежавшихся позиций на складе или позиций в меню без оборота поможет вам исключать и не закупать лишние товары, а также освобождать деньги, замороженные на складе.

Изменение закупочных цен может не ощущаться сразу, но в промежутке нескольких кварталов потери могут быть очень значительными, особенно при крупном опте. Чтобы этого не допустить, используется отчет для контроля цен поставщиков.

Если вы столкнулись или не хотите столкнуться с перерасходом ингредиентов на блюда, то выявлять ходовые позиции и оптимизировать их расход и закупку вам поможет регулярный учет по технологическим картам. Это поможет снизить себестоимость товаров.

С помощью отчетов в iiko выявляются дорогие ингредиенты в рецептуре, которые можно заменить более дешевыми аналогами.

Наличие онлайн-отчетности дает возможность планировать денежные средства и предупреждать кассовые разрывы. В некоторых случаях при правильном планировании можно избежать займов или кредитов.

В системе есть инструмент планирования оплат поставщикам, а также отчеты по движению денежных средств, отчет о прибылях и убытках и балансовый отчет, все эти данные помогают в управлении финансами и активами предприятия.

С iiko вы сможете настроить корректную сдачу отчетности в госорганы, избежать потенциальных штрафов и проверок, а также упростить контроль срока действия медкнижек и анализов сотрудников. Кроме того, автоматизированная подготовка отчетов занимает гораздо меньше времени, чем работа с бумажной документацией, за счет того, что большинство данных уже есть в системе.

Также возможность подключения сторонних решений косвенно влияет на доходность и гибкость применения тех или иных решений. Эти инструменты учета облегчают работу бухгалтерии, что положительно влияет на настроение в коллективе и фактическую загруженность сотрудников. Все имеют свой предел производительности, и когда сотрудников загружают слишком большим объемом работы, снижается уровень их эффективности.

Важно соблюдать баланс рабочих задач, чтобы их не было слишком много или слишком мало, так как для предприятия очень важно поддержание его эффективности и производительности.

iiko — это центральная система управления заказами и номенклатурой, которая представляет  из себя пункт администрирования с общей базой данных и отчетностью. К этому пункту дополнительно подключаются сторонние решения — например, сайт, приложение, виджет бронирования, киоск самообслуживания, системы электронного документооборота и пр.

Когда есть возможность выбрать оптимальное из различных решений и подключить его к центральной системе, расширяются базовые функции системы. По мере роста и развития бизнес-процессов так и происходит. Если вы выбираете между iiko и какой-то другой системой автоматизации, то в этом вопросе важно учитывать возможности подключения сторонних решений. Если при работе с системой автоматизации можно использовать только встроенные в программу функции, то могут возникнуть сложности, так как не все решения подходят под определенные бизнес-процессы, что в конечном итоге негативно сказывается на прибыли компании и вызывает дополнительные расходы.

Базовые готовые решения могут быть привлекательными на старте, но зачастую их не хватает по мере роста бизнеса, хотя по началу они могут быть экономически обоснованными из-за невысокой цены. В перспективе наличие открытого API и большое количество решений, которые можно подключить к системе iiko, позволит сэкономить на доработках под бизнес-процессы, а наличие обмена данными в режиме онлайн — на трудозатратах сотрудников.

В целом, при выборе системы важно оценивать возможности на перспективу роста, так как если в дальнейшем будет не хватать какого-то функционала, то может наступить момент, когда нужно будет поменять саму систему. Как вы понимаете, это вызовет перестройку бизнес-процессов, расходы на перевнедрение и переобучение сотрудников, на что потребуются большие траты времени и финансов. Также такие изменения обычно влекут за собой повышение уровня стресса в коллективе, ощущение топтания на месте, саботаж и конфликты с сотрудниками.

Теперь рассмотрим пример:

Если благодаря функционалу сократить трудозатраты на одну единицу сотрудника и за счет этого сэкономить ФОТ, при средней зарплате 60 000 рублей в месяц или 720 000 в год лицензия программы автоматизации обходится в 8 000 рублей на тарифе Pro. Чтобы понести такие же расходы на ПО, нужно купить 7 лицензий без скидки.

Сценариев несколько:

1. сокращение количества сотрудников, задействованных в бизнес-процессах благодаря автоматизации;
2. перераспределение времени, которое освободилось на решение других важных задач, например развития;
3. если мы рассматриваем старт работы предприятия, то это отсрочка момента, когда будет необходимо нанимать новых сотрудников.

В первом и третьем случае вы получаете прямую выгоду от сокращения финансовых вложений. Во втором случае — выгоду развития или же потенциальный отказ от найма новых сотрудников за счет оптимизации работы текущих.

Также при выборе варианта с сокращением стоит учитывать, что это не самый простой и лучший способ сэкономить. Сокращение сотрудников может негативно повлиять на бизнес и репутацию компании. Также это часто влечет за собой потерю доверия и мотивации со стороны ценных для компании сотрудников, из-за чего возникают недопонимания, образуется текучка кадров, которые начинают искать более стабильные места работы. Все это может привести к увеличению финансовых и временных трат на поиск и адаптацию новых сотрудников. Чтобы такого не произошло, нужно быть готовыми донести сотрудникам ценность автоматизации их труда, оптимизировать их занятость и повысить производительность.

Автоматизация рутинных задач открывает простор для внедрения новых услуг: кейтеринг, проведение мастер-классов, дегустаций и т.п. Все эти мероприятия требуют четкой организации, которой могут заняться претенденты на сокращение. Так вы разнообразите рабочие роли, расширите спектр услуг, за счет чего повысите прибыль, и все ваши сотрудники будут вовлечены в важные рабочие процессы.

Общее ускорение бизнес-процессов оказывает прямое влияние на уровень удовлетворенности как персонала, так и гостей, что сказывается на доходе предприятия. Также помимо сокращения трудозатрат существуют другие способы оптимизации бюджета ресторана.

Если обратить внимание на инструменты автоматизации, то сайт, мобильное приложение, виджеты бронирования и другие готовые решения обойдутся гораздо дешевле, чем их разработка с нуля. К тому же данные будут синхронизироваться в режиме онлайн без необходимости делать двойную работу по обновлению данных сразу в нескольких сервисах. Так, например, если мобильное приложение или сайт не подключены к системе, а у вас обновились цены, то придется менять их везде вручную. Когда все подключено к центральному пункту управления, при обновлении данных в офисной части программы изменения сразу же отразятся в приложении и на сайте автоматически. Это является еще одним преимуществом в использовании комплексного решения.

Перейдем к цифрам

Например, сайт доставки, встроенный в айко, обойдется от 1 500 руб. в месяц, или 18 000 руб. в год.

Разработка одностраничного сайта с индивидуальным дизайном и его подключение к айко будет стоить от 50 000 руб.

Стоимость готового приложения составит от 10 000 руб. в месяц или 120 000 руб. в год.

Разработка собственного приложения с минимальным функционалом обойдется от 300 000 руб. и больше, а также потребует множество циклов тестирования и времени на проработку бизнес-процессов.

Некоторые обращают внимание на регулярность платежей и хотят заплатить единоразово. Но если посмотреть на эти цифры, то начальные более высокие вложения не всегда оправданы. В течение трех лет можно использовать встроенные сервисы и в результате заплатить сумму, равную той, которая будет потрачена на разработки сразу. Кроме того, в течение этих трех лет, скорее всего, собственные разработки потребуют дополнительных вложений на обновления из-за постоянных изменений.

По мере развития бизнеса может потребоваться более серьезный и узкоспециализированный инструментарий для работы, который можно подключить к системе. В таком случае преимуществом будет открытое API и возможность подключения большого количества программ от других разработчиков.

Программа айко имеет широкое распространение, и многие уже умеют ей пользоваться, что снижает время адаптации сотрудников и расходы на их обучение.

Если рассматривать гибкость той или иной системы автоматизации, то важным аспектом выбора является наличие разнообразия среди интеграторов, которые внедряют и поддерживают систему. Новые компании, которые только появились на рынке, обычно не имеют базы и коллективного опыта, из-за этого возникает зависимость от единственного возможного варианта поддержки.

В отличие от других систем автоматизации iiko имеет крупную дилерскую сеть. Интеграторы внедряют проверенные опытом и временем эффективные решения по управлению рестораном, что помогает избежать финансовых рисков и дает возможность для масштабирования предприятия.

Надеемся, статья была вам полезна, а по результатам года при использовании всех возможностей системы iiko вы сможете увидеть такой экономический эффект от работы:

Общий прирост прибыли за год — 55% с ее ежемесячным увеличением на 275 000 руб. При этом лицензия iiko обойдется вам всего в 5 145 рублей за точку (из расчета 5 штук).

Возможно, вас ждут еще более положительные результаты!